Het nieuwe jaar is voor de eventbranche goed begonnen. We keken ernaar uit elkaar live te ontmoeten, zonder beperkingen. Niet alleen de vele nieuwjaarsbijeenkomsten, ook onderzoek toont dit ook aan: dit jaar wordt een sterke toename verwacht van het aantal fysieke evenementen. En dan niet alleen op het eigen kantoor maar juist op inspirerende locaties. Overigens is ook de hybride variant, deels live, deels online niet meer weg te denken. Juist deze biedt, in combinatie met
de groeiende technologische mogelijkheden, nieuwe kansen.
We zien een duidelijke trend. Het is niet de vraag of we elkaar ontmoeten maar hoe. Organisaties beschouwen face-to-face interactie als essentieel voor het verhogen van de productiviteit, het bijeenbrengen van teams, het verminderen van verloop en het aantrekken van toptalent. Respondenten van een gerichte enquête verwachten dat fysieke evenementen en het aantal deelnemers aan evenementen over de gehele linie zal toenemen. De verwachting is dat 87% van de bijeenkomsten een in-person component heeft. Bovendien wordt verwacht dat slechts 32% van de interne bijeenkomsten op kantoor plaatsvindt, dat 40% plaatsvindt in een andere stad en dat 45% inclusief overnachting van de deelnemers op locatie is. Na twee jaar van evenementen op afstand en hybride bijeenkomsten, geven de respondenten aan het virtuele moe te zijn. De behoefte en de wens elkaar te ontmoeten is onveranderd. Welke trends zien we nog meer? De top drie:
1)Persoonlijke aandacht
Naast high tech gaan we steeds meer high touch zien bij congressen en andere events. Met high touch – dit is persoonlijke aandacht en service – kun je je al snel onderscheiden. Zeker als je op basis van eerder verzamelde data de behoeften en wensen van je bezoekers en de mate van hun betrokkenheid duidelijk hebt. Dan is het gemakkelijker om hen maatwerk te bieden. Onze tip: onderscheid je in het geven van persoonlijke aandacht. Dat kan zoals genoemd op basis van eerdere verzamelde data, maar zeker ook door op details te letten en het kleine gebaar: een kaartje op de stoel; een host vanaf de parkeerplek, etc. In deze zelfde lijn high touch zie je dat de grote congressen ook steeds vaker de bezoekersgroep verdelen in kleinere groepjes en ruimtes. Overigens ook bij hybride events zijn persoonlijke aandacht en betrokkenheid de trefwoorden 2023. Mogelijk dat evenementenplanners zich tot kortere sessies en samengestelde events wenden om bezoekers een meer meeslepende en doelgerichte ervaring te bieden. Dus kortere, meer niche-events voor betere resultaten.
2)Combinatie fysiek en online
De eventbranche toonde de afgelopen jaren creativiteit en veerkracht. Het aantal webinars, online en hybride events groeide. Deze groei zet zich door. Vernuftige technologie heeft gezorgd voor aantrekkelijke hybride eventbelevingen waardoor deze optie onderdeel zal blijven van de marketingmix. De ene helft zit op een mooie locatie en de andere helft sluit digitaal aan. Maar niet met exact hetzelfde programma. De uitdaging is om met dezelfde content twee verschillende programma’s te presenteren en daarbij interactie te bewerkstelligen tussen de deelnemers. Zo betrek je de deelnemers in een effectief format, waarin twee programma’s samenkomen. Deze combinatie maakt het mogelijk meer te halen uit je fysieke event, de hybride vorm biedt mogelijkheid meer data te vergaren om het effect van je event te meten en analyseren. Veel technologie (zoals een event-app) wordt tegenwoordig gezien als een ‘must’, het moet integraal onderdeel zijn van elk event. Denk daarbij wel om vraagstukken rond privacy en veiligheid.
3)Duurzaamheid
Het thema duurzaamheid, door de pandemie even naar de achtergrond, is weer helemaal terug. Dit geldt in iedere branche, zeker ook in de eventbranche. Steeds meer partijen nemen duurzaamheid in hun overweging mee bij het maken van keuzes. Organisatoren van events kunnen en willen daar niet om heen. Laat als organisatie en/of locatie zien wat je doet – of in overleg kan doen – aan duurzaamheid en het reduceren van je ecologische voetafdruk. Het komt sterk over als de locatie met haar aanbod aansluit bij het duurzaamheidsbeleid van de organiserende partij. Let op, duurzaamheid is een breed begrip, probeer niet alles in een keer te tackelen. Onze tip: kies een idee, bijvoorbeeld het reduceren van plastic afval bij je meeting of event. Integreer dat doel is alle aspecten van je event. Maak het zichtbaar en maak daarmee het verschil. Zet kleine stappen, betrek je bezoekers daarbij. Ga samen op weg naar een grotere missie.
Beeld en Geluid, zowel de vestiging Den Haag als Hilversum, heeft de afgelopen jaren veel ervaring opgedaan met zowel live-, hybride- als virtuele events. De inspirerende ruimtes, voorzien van de modernste audio- en videoapparatuur, dragen sterk bij aan de fascinerende en gedenkwaardige ervaring van bezoekers van events bij Beeld en Geluid. Nevenruimtes dienen als break-out ruimtes of als ruimtes waar bezoekers even tot rust kunnen komen en even ‘niet aan hoeven staan’. Ook dat is een vorm van persoonlijke aandacht. Beeld en Geluid is klaar voor 2023, jij ook?
