Evenementen Archives - Pagina 5 van 7

Bepaal de juiste doelgroep voor je evenement

Als je een evenement organiseert, is het bepalen van de juiste doelgroep een essentiële
stap in het succes van je evenement. Een duidelijke focus op de juiste doelgroep zorgt
ervoor dat je evenement volledig is uitverkocht en dat deelnemers tevreden zijn over de
ervaring. Maar hoe bepaal je de juiste doelgroep voor jouw evenement? Hieronder vind
je enkele tips die je hierbij kunnen helpen.

Bepaal het doel van je evenement
Voordat je een doelgroep bepaalt, is het natuurlijk belangrijk om het doel van je evenement te bepalen en af te bakenen. Wil je bijvoorbeeld een educatief evenement organiseren voor professionals in een bepaalde sector? Of wil je een feestelijk evenement organiseren voor een specifieke doelgroep, zoals studenten? Door het doel van je evenement te bepalen, heb je beter zicht op welke doelgroep hier het beste bij past. Hoe specifieker het doel van je evenement, hoe gerichter je de doelgroep kunt definiëren.

Analyseer je vorige evenementen
Als je eerder vergelijkbare (of andere) evenementen hebt georganiseerd, is het een goed idee om te kijken naar wie deze evenementen hebben bezocht. Wie waren de deelnemers? Wie heb je gemist op je evenement? Wat was hun leeftijd, geslacht en interesses? Door deze gegevens te analyseren, krijg je meer inzicht in welke specifieke doelgroep je voor je volgende evenement wil aanspreken.

Gebruik demografische gegevens
Demografische gegevens helpen je bij het bepalen van de juiste doelgroep. Denk hierbij aan leeftijd, geslacht, locatie en inkomen. Als je bijvoorbeeld een evenement organiseert dat gericht is op jongeren, dan richt je je simpelweg op de leeftijdsgroep tussen de 18 en 25 jaar oud. Als je evenement gericht is op mensen met een hoog inkomen, zorg dan dat je die doelgroep ook aanspreekt met je branding van je evenement, je uitnodiging, content en andere relevante zaken. Meten is weten, verplaatst je in de doelgroep.

Maak gebruik van psychografische gegevens
Psychografische gegevens zijn gegevens over persoonlijkheid, interesses, waarden en leefstijl, deze helpen je een nauwgezetter beeld van je doelgroep te krijgen en deze doelgroep beter te begrijpen. Dit is vooral belangrijk als je een evenement organiseert dat gericht is op een specifieke niche. Door deze gegevens te gebruiken, bepaal je welke interesses en waarden je doelgroep heeft en eventueel dominant zijn en stem je het evenement hierop af.

Maak gebruik van social media
Social media is een geweldige tool om je doelgroep te bereiken en te leren kennen. Met gerichte advertenties en het gebruik van hashtags breng je je evenement onder de aandacht van de juiste doelgroep. Daarnaast zie je via social media ook wie geïnteresseerd is in je evenement en welke doelgroep het meest actief is op jouw account.

Conclusie
Het bepalen van de juiste doelgroep voor je evenement is essentieel voor het succes ervan. Door het doel van je evenement te bepalen, je vorige evenementen te analyseren, demografische en psychografische gegevens te gebruiken en onderzoek te doen via social media krijg je een goed beeld van je doelgroep en laat je je evenement en communicatie daarop perfect aan sluiten.

Geen blogs meer missen? Schrijf je dan hieronder in voor onze nieuwsbrief!

Bouw een sterk merk voor je evenement

Een evenement organiseren is een spannende en uitdagende taak. Naast het regelen van alle praktische zaken, is het belangrijk om aandacht te besteden aan de branding van je evenement. Het creëren van een sterk merk voor je evenement helpt om je doelgroep echt te raken en ervoor te zorgen dat je evenement een succes wordt. In deze blog delen we enkele tips voor het creëren van een sterke branding voor je evenement.

Definieer je doelgroep
Voordat je begint met het creëren van een branding voor je evenement, is het belangrijk om te weten wie je doelgroep is. Wie wil je aanspreken met je evenement? Door je doelgroep te definiëren, kun je de branding afstemmen op hun behoeften, interesses en voorkeuren.

Kies een pakkende naam
De naam van je evenement is het eerste wat je doelgroep ziet en hoort. Kies daarom een pakkende en onderscheidende naam die de aandacht trekt en blijft hangen. Zorg er ook voor dat de naam relevant is voor het thema of de doelstellingen van je evenement. Dit vraagt om creativiteit en originaliteit.

Ontwikkel een visuele identiteit
Een sterke visuele identiteit is belangrijk voor de branding van je evenement. Ontwikkel een logo, kleurenschema en lettertype die passen bij de naam en het thema van je evenement. Zorg ervoor dat je deze visuele elementen consistent toepast op alle communicatiemiddelen, zoals uitnodigingen, posters en social media. Laat je inspireren door de vele mogelijkheden die er zijn.

Creëer aansprekende content
Naast een sterke visuele identiteit is het belangrijk om aansprekende content te creëren. Dit bestaat bijvoorbeeld uit interessante artikelen, video’s of foto’s die je deelt via social media of een nieuwsbrief. Door waardevolle content te delen, wakker je de interesse van je doelgroep verder aan en betrek je ze bij je evenement. Naast sterk inhoudelijke en relevante content mag een beetje humor niet ontbreken.

Maak gebruik van influencers
Influencers kunnen een belangrijke rol spelen bij de branding van je evenement. Door samen te werken met influencers die populair zijn bij je doelgroep, vergroot je de bekendheid van je evenement en bereik je meer mensen. Zorg er wel voor dat de samenwerking authentiek is en dat de influencer goed past bij het thema en de doelstellingen van je evenement.

Gebruik storytelling
Storytelling is een krachtig middel om de branding van je evenement te versterken. Door een verhaal te vertellen dat aansluit bij de doelstellingen van je evenement en de interesses van je doelgroep, creëer je een emotionele verbinding. Dit zorgt ervoor dat je doelgroep zich meer betrokken voelt bij je evenement en eerder geneigd is om deel te nemen.

Conclusie
Een sterke branding is essentieel voor het succes van je evenement. Door je te richten op de behoeften en interesses van je doelgroep, een pakkende naam te kiezen, een sterke visuele identiteit te ontwikkelen en aansprekende content te creëren wek je zeker de interesse van je doelgroep. Zo draagt een sterk merk bij aan het succes van je evenement.

Meer deelnemers, minder no-shows

Het is een van de grootste ergernissen in de eventsector, de no-shows. Mensen die aangeven aanwezig te zijn maar die, als het moment daar is, het laten afweten. Zonder dit even vooraf te melden. Er zijn no-shows percentages bekend van 15 tot 30% (bij online events ligt dit hoger), in uitzonderingsgevallen zelfs tot 60%. We moeten dit niet normaal vinden, net zoals we bier gooien op het voetbalveld niet normaal moeten vinden. Wat kunnen we eraan doen? Hoewel no-shows nooit helemaal te voorkomen zijn, kan je met een combinatie van de volgende acties het percentage no-shows positief beïnvloeden.

BETALEN
Onderzoek wijst uit dat gratis events een gemiddeld no-show percentage hebben van 15 tot 30%. Bij events waarbij je voor deelname vooraf betaalt ligt dit tussen de 5 en 10%. Overweeg om een bescheiden bijdrage te vragen voor deelname aan je event. Motiveer dat door te benadrukken wat het event biedt: denk aan kennisdeling, netwerk en catering. Zorg dat je wat extra’s biedt, zoals een bijzondere locatie of een meet-and-greet. Zelfs een klein prijskaartje verhoogt de waarde van je event. Vind je dit te ver gaan, denk in ieder geval aan het in rekening brengen van de gemaakte kosten voor catering. Stel het bedrag vast en meldt dit vooraf. Vergelijk het met het betalen voor retourzendingen bij webshops.
GEMAK
Het lijkt tegenstrijdig met het voorgaande, maar maak het gemakkelijk voor deelnemers om zich af te melden. Het is niet leuk een afmelding te ontvangen, het is altijd nog beter dan een no-show. Het biedt kansen om je locatie en de catering in te richten op het werkelijk aantal deelnemers, om mensen van de reservelijst te benaderen etc. Zorg in je communicatie voor contactinformatie en voor mogelijkheden om op een mail te reageren, zoals met een toegevoegde link. Zo maak je het afmelden laagdrempelig. Je voorkomt dat deelnemers die zich netjes willen afmelden het erbij laten, omdat het een zoektocht is hoe en waar ze zich kunnen af melden.
IMPACT
Een hoog percentage no-show heeft negatieve effecten op het event. In het event is veel tijd, geld en energie geïnvesteerd, niet komen opdagen zonder dit tijdig te laten weten is respectloos richting al die inspanningen van de organisatie. Maak de impact zichtbaar, er is niets mis met het inbouwen van psychologische prikkels. Wijs deelnemers op verspilling van bijvoorbeeld voedsel bij het niet komen opdagen. Maak deelnemers attent op de wacht- of reservelijst: realiseren zij zich dat zij een plaats wegnemen van iemand die er ook graag bij was geweest?
COMMITMENT
Kies als eventorganisatie voor een persoonlijke benadering. Dit zorgt voor meer verbinding tussen organisatie en deelnemer. Dit commitment verkleint de kans op no-show. Een persoon teleurstellen is toch lastiger dan een onpersoonlijke of anonieme organisatie. Benader je deelnemers persoonlijk, zorg voor meerdere contactmomenten. Iedere potentiële deelnemer moet zich gezien en welkom voelen. Bouw een band op met de deelnemer in het uitnodigingstraject. Laat het daar overigens niet bij, zet die persoonlijke benadering door tijdens het event zelf en ook in het na-traject.
REMINDERS
Het begint met de bevestiging van de aanmelding. Een ontvangstbevestiging zorgt ervoor dat de deelnemer zich gezien voelt en eerder geneigd is daadwerkelijk te komen. Hanteer een strakke reminder strategie gebaseerd op herhaling. Eén mail wil nog weleens tussen alle mails ongezien blijven, door herhaling verklein je die kans. Het kan een simpele save-the-date zijn, maar ook de bekendmaking van programmaonderdelen of de locatie. Het biedt ook kansen om, hoe dichter de datum van je event nadert, informatie toe te voegen die de deelnemers extra prikkelt. Een boodschap die werkt op hun FOMO-gevoel. Naast email zet je updates en social media in om het gevoel van opwinding over het naderende event te vergroten. In de praktijk blijkt dat het sturen van een SMS een krachtige reminder is. Een
SMS valt meer op en heeft daarmee een hoge attentiewaarde. Let op, denk aan het commitment, zorg dat de SMS wel persoonlijk is.

Meten is weten. Zowel voor live events als voor hybride en online events zijn er applicaties beschikbaar om vrij gemakkelijk data te vergaren over deelname, afzegging en no-show. Wellicht geven deze data je als organisatie aanleiding om nader onderzoek te doen naar het waarom van de no-shows. Het helpt je bij het kiezen uit de bovenstaande aanbevolen acties. Voor live events geldt uiteraard dat de te kiezen locatie goed bereikbaar moet zijn, zowel met openbaar vervoer als met de auto (en daarvoor over voldoende parkeerplaatsen beschikt). Ook dat voorkomt no-shows. Is dit niet het geval dan is het te overwegen vervoer aan te bieden vanaf een nabijgelegen verzamelpunt, bijvoorbeeld met shuttlebussen. Overigens is een inspirerende, niet alledaagse locatie sowieso een extra trigger voor mensen om het event te bezoeken. Veel succes met het terugbrengen van de no-shows.

Hoe organiseer je een goede zakelijke zomerborrel?

Met de zomer in aantocht is het tijd om na te denken over het organiseren van een zakelijke zomerborrel. Een goed georganiseerde zomerborrel is niet alleen een leuke manier om de zomer te vieren, maar kan ook bijdragen aan je netwerk en het versterken van je bestaande relaties. We hebben enkele tips voor het organiseren van een succesvolle zakelijke zomerborrel voor je op een rijtje gezet.

Kies een geschikte locatie
De locatie is een belangrijk onderdeel bij het organiseren van een zomerborrel. Kies een locatie die past bij de sfeer die je wilt creëren. Een strandtent kan bijvoorbeeld perfect zijn voor een informele borrel, terwijl een mooie eventlocatie meer geschikt is voor een meer formele gelegenheid. Houd bij je keuze ook rekening met de bereikbaarheid met het openbaar vervoer en of er voldoende parkeergelegenheid is.

Werk met een thema
Wanneer je ervoor kiest om met een bepaald thema te werken kan je al je uitingen daarop afstemmen. Hierdoor creëer je herkenbaarheid en weten je relaties ook wat ze kunnen verwachten van je borrel.

Geef aandacht aan je uitnodigingen
Stuur uitnodigingen naar de gasten ruim van tevoren, zodat zij de datum en tijd kunnen reserveren in hun agenda. Geef duidelijk aan waar de borrel plaatsvindt en wat ze kunnen verwachten. Kies je voor een bepaald thema? Verwerk dit dan ook in je uitnodiging. Hoe persoonlijker je uitnodiging is hoe hoger je opkomst zal zijn.

Verras met eten en drinken
Een belangrijk onderdeel van elke borrel is het eten en drinken. Zorg ervoor dat er voldoende drankjes en hapjes zijn voor alle gasten. Houd rekening met verschillende dieetwensen en allergieën en biedt indien nodig vegetarische en glutenvrije opties aan. Verras je gasten bij met een lekkere zomer cocktail bij binnenkomst. Vergeet hierbij ook niet de non-alcoholische drankjes.

Zorg voor een goede planning
Een goede planning is essentieel voor het succes van de zomerborrel. Kies een datum en tijd die voor iedereen geschikt is en zorg ervoor dat de uitnodigingen ruim van tevoren worden verstuurd. Maak een duidelijke planning van de activiteiten die je wilt organiseren en zorg ervoor dat alles op tijd klaar is.

Organiseer activiteiten
Een zomerborrel biedt de gelegenheid om activiteiten te organiseren die de teambuilding bevorderen en voor een gezellige sfeer zorgen. Denk aan spellen zoals een pub quiz, beachvolleybal of frisbee. Het is ook mogelijk om een workshop te organiseren, zoals een cocktailworkshop of een barbecueworkshop.

Vergeet de muziek niet
Muziek kan de sfeer van een borrel maken of breken. Zorg ervoor dat er geschikte muziek wordt gedraaid die past bij de gelegenheid en de gasten. Maak eventueel een afspeellijst van tevoren of huur een DJ in om de muziek te verzorgen. Wanneer je de DJ laat optreden met bijvoorbeeld een saxofonist dan krijg je helemaal een zomerse fibe!

Maak gebruik van de buitenruimte
Een zomerborrel is bij uitstek geschikt om buiten te worden georganiseerd. Maak gebruik van de buitenruimte en creëer een gezellige sfeer met bijvoorbeeld sfeerverlichting, loungebanken of parasols. Heb je geen buitenruimte beschikbaar? Kleed je ruimte dan aan met zomerse attributen.

Door deze tips in gedachten te houden, kun je een succesvolle zomerborrel organiseren die bijdraagt aan een groter netwerk en beter relaties. Zo blijven mensen je succesvolle zomerborrel herinneren en zullen ze volgend jaar weer komen.

Geen blogs meer missen? Schrijf je dan hieronder in voor onze nieuwsbrief!

Evenementen en video zijn een geweldige combinatie

Video is een krachtig medium om emotie over te brengen en herinneringen vast te leggen. Het is niet alleen een manier om de essentie van een evenement vast te leggen, maar ook om de sfeer en de energie te tonen. We hebben vijf manieren voor je op een rijtje gezet waarop video kan worden gebruikt om evenementen te verbeteren:

1. Promotie
Gebruik video om het evenement te promoten en mensen te enthousiasmeren. Een korte trailer of een sfeerimpressie kan helpen om mensen nieuwsgierig te maken en aan te moedigen om te komen.

2. Live-streaming
Live-streaming is een geweldige manier om mensen die niet op het evenement aanwezig kunnen zijn, toch mee te laten doen. Het maakt het ook mogelijk om meer mensen te bereiken dan alleen degenen die aanwezig kunnen zijn.

3. Aftermovie
Maak een aftermovie om herinneringen vast te leggen en te delen met de deelnemers en degenen die niet konden komen. Het is een mooie manier om de sfeer en de energie van het evenement te tonen.

4. Interviews
Gebruik video om interviews te houden met sprekers, artiesten of gasten. Dit is een geweldige manier om dieper in te gaan op de inhoud van het evenement en te laten zien wat er is bereikt.

5. Bedrijfspresentaties Video is een effectieve manier om bedrijfspresentaties te verbeteren. Bedrijven kunnen video gebruiken om productlanceringen, productdemonstraties en andere presentaties op te nemen en te delen met het publiek.
In het algemeen is video een waardevol hulpmiddel bij het plannen en uitvoeren van evenementen. Het helpt om herinneringen vast te leggen, de sfeer en de energie te tonen en de deelnemers te betrekken bij het evenement, zelfs als ze er niet bij kunnen zijn.Door deze tips te volgen, kun je een video creëren die niet alleen informatief is, maar ook mensen enthousiasmeert om naar het evenement te komen of weer terug te keren!

Geen blogs meer missen? Schrijf je dan hieronder in voor onze nieuwsbrief!

7 manieren om jouw event te promoten op social media

Social media is een van de beste manieren om de aandacht van jouw doelgroep te grijpen en vast te houden voor aankomende events. Met zo veel platforms om tegenwoordig uit te kiezen, kan jij jouw boodschap gemakkelijk naar verschillende segmenten van de doelgroep communiceren. Met allerlei social media tools is jouw publiek eenvoudig op allerlei creatieve manieren te benaderen, wat de opkomst verhoogt en voor een betere ervaring zorgt. Benieuwd hoe jij jouw event snel en gemakkelijk kunt promoten via sociale media? Lees deze blog dan eens aandachtig door!

Vaak besteden organisatoren veel geld en energie aan marketing voor een event zonder goed na te denken over de vervolgstap. Echter, In deze dynamische digitale wereld van vandaag kunnen we niet langer vertrouwen op slechts één marketingtactiek of -kanaal om de boodschap te verspreiden, en in plaats daarvan gaat het erom de verschillende kanalen, zowel online als offline, te integreren in een gecoördineerde poging om het uiteindelijke marketing doel te bereiken. Een effectieve social media-evenement strategie houdt in dat je voor, tijdens en na het event contact maakt met jouw volgers. Hier zijn enkele social media-technieken voor het creëren van een geweldige digitale ervaring voor jouw gasten, van begin tot eind.

#1 Plaats een countdown op Instagram Stories
Met de ‘aftelsticker’ op Instagram Stories kun je een einddatum en -tijd instellen. Je kunt ook de naam en kleur van de klok aanpassen. Kijkers kunnen zich abonneren om een melding te ontvangen wanneer de klok afloopt, of de countdown toevoegen aan hun eigen Story. Het is een geweldig hulpmiddel om de kaartverkoop te stimuleren of mensen te herinneren aan het kopen van hun (early bird) ticket.

#2 Maak een evenementpagina aan op Facebook Maak een Facebook-evenement met alle details die je gasten nodig hebben. Tag de officiële pagina’s van je uitgenodigde sprekers of speciale gasten. Het ‘discussie gedeelte’ van deze eventpagina is een geweldige ruimte om aankondigingen te plaatsen of vragen te beantwoorden. Misschien wil je hier ook exclusieve kortingscodes bekendmaken of de tijden van workshops, pitches delen. Als er tickets beschikbaar zijn via Eventbrite, kun je je account koppelen aan Facebook. Zodra de integratie is ingesteld, kunnen je bezoekers tickets kopen zonder het Facebook-evenement te verlaten.

#3 Plaats teasers met de nodige details
Wees creatief met manieren waarop je je event teased door je sprekers individueel voor te stellen, dagen of weken voorafgaand aan het event, of interviews te plaatsen met belangrijke mensen in je line-up. Gebruik Snapchat, Instagram Stories of TikTok om korte, boeiende video’s te maken die eenvoudig en snel te bekijken zijn voor jouw publiek. Als je besluit om belangrijke sprekers uit te lichten als onderdeel van je event of marketingstrategie, zorg er dan voor dat de sprekers interessant genoeg zijn om je potentiële deelnemers daadwerkelijk te prikkelen en niet af te schrikken.

#4 Maak een hashtag
Een branded hashtag is een handige manier voor jou en jouw gasten om alle inhoud met betrekking tot je event terug te vinden op sociale kanalen. Maak een hashtag die nog niet vaak is gebruikt, zodat je event niet bedolven raakt onder een berg irrelevante content. De nuttigste hashtags zijn niet alleen uniek, maar ook kort en gemakkelijk te spellen. Stel jezelf de vraag: zou iemand weten hoe je het schrijft als je het hardop zegt? Hoe korter, hoe beter. Vergeet niet dat je ook een verkorte URL naar de evenementpagina wilt opnemen binnen je karakterlimiet. Gebruik je hashtag op al je sociale media en zet hem ook op ander marketingmateriaal, zelfs op drukwerk.

#5 Maak het makkelijk om jouw content te delen
Zet social sharing-knoppen op de landingspagina van je event en plaats ze op al je platforms om ervoor te zorgen dat je publiek er niet omheen kan. Bij eventmarketing gaat het erom dat je publiek je event vindt, dus zorg ervoor dat het via zoveel mogelijk kanalen kan worden gedeeld.

#6 Gebruik polls om de belangstelling van het publiek te peilen
Gebruik Instagram Polls, door op ‘create’ te klikken op Instagram Stories, of LinkedIn groepen om de interesse van potentiële aanwezigen in specifieke onderwerpen te verzamelen. Door dit vóór het event te doen, kun je het event beter afstemmen op hun specifieke behoeften. Wanneer je actief bent in het achterhalen waar je publiek in geïnteresseerd is en je bereid bent om hun feedback te implementeren, is de kans groter dat je de opkomst en betrokkenheid bij het event verhoogt.

#7 Organiseer een giveaway of een wedstrijd Een geweldige manier om publiek naar jouw event te krijgen, naast de bovenstaande andere social media promotie ideeën, is het organiseren van een giveaway of wedstrijd. Laten we eerlijk zijn: iedereen houdt van gratis spullen. Als je een giveaway organiseert, zorg er dan voor dat je op de landingspagina van jouw event gedetailleerd aangeeft wat jouw publiek kan winnen door het event bij te wonen. Je kunt bijvoorbeeld merkartikelen van je event sponsors weggeven. Betrek gebruikers vervolgens op sociale media door hen te vragen een wedstrijd gerelateerde post van jouw pagina te delen met de hashtag. Zo vergroot je jouw bereik en bouwt je aan jouw naamsbekendheid.

De mogelijkheden die social media je biedt zijn oneindig. Het gaat er vooral om hoe jij door middel van creativiteit een unieke manier bedenkt om in het hoofd van jouw publiek te blijven hangen. Hiervoor is een goede kennis van jouw publiek noodzakelijk om hen uiteindelijk te overtuigen om deel te nemen aan jouw event. Wees niet bang om nieuwe dingen uit te proberen. Ga eens experimenten met social media en ontdek wat werkt voor jou!

Geen blogs meer missen? Schrijf je dan hieronder in voor onze nieuwsbrief!

Event trends 2023: de top drie

Het nieuwe jaar is voor de eventbranche goed begonnen. We keken ernaar uit elkaar live te ontmoeten, zonder beperkingen. Niet alleen de vele nieuwjaarsbijeenkomsten, ook onderzoek toont dit ook aan: dit jaar wordt een sterke toename verwacht van het aantal fysieke evenementen. En dan niet alleen op het eigen kantoor maar juist op inspirerende locaties. Overigens is ook de hybride variant, deels live, deels online niet meer weg te denken. Juist deze biedt, in combinatie met
de groeiende technologische mogelijkheden, nieuwe kansen.

We zien een duidelijke trend. Het is niet de vraag of we elkaar ontmoeten maar hoe. Organisaties beschouwen face-to-face interactie als essentieel voor het verhogen van de productiviteit, het bijeenbrengen van teams, het verminderen van verloop en het aantrekken van toptalent. Respondenten van een gerichte enquête verwachten dat fysieke evenementen en het aantal deelnemers aan evenementen over de gehele linie zal toenemen. De verwachting is dat 87% van de bijeenkomsten een in-person component heeft. Bovendien wordt verwacht dat slechts 32% van de interne bijeenkomsten op kantoor plaatsvindt, dat 40% plaatsvindt in een andere stad en dat 45% inclusief overnachting van de deelnemers op locatie is. Na twee jaar van evenementen op afstand en hybride bijeenkomsten, geven de respondenten aan het virtuele moe te zijn. De behoefte en de wens elkaar te ontmoeten is onveranderd. Welke trends zien we nog meer? De top drie:

1)Persoonlijke aandacht
Naast high tech gaan we steeds meer high touch zien bij congressen en andere events. Met high touch – dit is persoonlijke aandacht en service – kun je je al snel onderscheiden. Zeker als je op basis van eerder verzamelde data de behoeften en wensen van je bezoekers en de mate van hun betrokkenheid duidelijk hebt. Dan is het gemakkelijker om hen maatwerk te bieden. Onze tip: onderscheid je in het geven van persoonlijke aandacht. Dat kan zoals genoemd op basis van eerdere verzamelde data, maar zeker ook door op details te letten en het kleine gebaar: een kaartje op de stoel; een host vanaf de parkeerplek, etc. In deze zelfde lijn high touch zie je dat de grote congressen ook steeds vaker de bezoekersgroep verdelen in kleinere groepjes en ruimtes. Overigens ook bij hybride events zijn persoonlijke aandacht en betrokkenheid de trefwoorden 2023. Mogelijk dat evenementenplanners zich tot kortere sessies en samengestelde events wenden om bezoekers een meer meeslepende en doelgerichte ervaring te bieden. Dus kortere, meer niche-events voor betere resultaten.

2)Combinatie fysiek en online
De eventbranche toonde de afgelopen jaren creativiteit en veerkracht. Het aantal webinars, online en hybride events groeide. Deze groei zet zich door. Vernuftige technologie heeft gezorgd voor aantrekkelijke hybride eventbelevingen waardoor deze optie onderdeel zal blijven van de marketingmix. De ene helft zit op een mooie locatie en de andere helft sluit digitaal aan. Maar niet met exact hetzelfde programma. De uitdaging is om met dezelfde content twee verschillende programma’s te presenteren en daarbij interactie te bewerkstelligen tussen de deelnemers. Zo betrek je de deelnemers in een effectief format, waarin twee programma’s samenkomen. Deze combinatie maakt het mogelijk meer te halen uit je fysieke event, de hybride vorm biedt mogelijkheid meer data te vergaren om het effect van je event te meten en analyseren. Veel technologie (zoals een event-app) wordt tegenwoordig gezien als een ‘must’, het moet integraal onderdeel zijn van elk event. Denk daarbij wel om vraagstukken rond privacy en veiligheid.

3)Duurzaamheid
Het thema duurzaamheid, door de pandemie even naar de achtergrond, is weer helemaal terug. Dit geldt in iedere branche, zeker ook in de eventbranche. Steeds meer partijen nemen duurzaamheid in hun overweging mee bij het maken van keuzes. Organisatoren van events kunnen en willen daar niet om heen. Laat als organisatie en/of locatie zien wat je doet – of in overleg kan doen – aan duurzaamheid en het reduceren van je ecologische voetafdruk. Het komt sterk over als de locatie met haar aanbod aansluit bij het duurzaamheidsbeleid van de organiserende partij. Let op, duurzaamheid is een breed begrip, probeer niet alles in een keer te tackelen. Onze tip: kies een idee, bijvoorbeeld het reduceren van plastic afval bij je meeting of event. Integreer dat doel is alle aspecten van je event. Maak het zichtbaar en maak daarmee het verschil. Zet kleine stappen, betrek je bezoekers daarbij. Ga samen op weg naar een grotere missie.

Beeld en Geluid, zowel de vestiging Den Haag als Hilversum, heeft de afgelopen jaren veel ervaring opgedaan met zowel live-, hybride- als virtuele events. De inspirerende ruimtes, voorzien van de modernste audio- en videoapparatuur, dragen sterk bij aan de fascinerende en gedenkwaardige ervaring van bezoekers van events bij Beeld en Geluid. Nevenruimtes dienen als break-out ruimtes of als ruimtes waar bezoekers even tot rust kunnen komen en even ‘niet aan hoeven staan’. Ook dat is een vorm van persoonlijke aandacht. Beeld en Geluid is klaar voor 2023, jij ook?

Geen blogs meer missen? Schrijf je dan hieronder in voor onze nieuwsbrief!

Maak jouw event bij Beeld & Geluid in Den Haag onvergetelijk!

Ben jij op zoek naar een locatie om jouw zakelijke event te organiseren? Zoek dan niet verder! Beeld & Geluid in Den Haag is naast een museum voor nieuws & journalistiek ook een unieke evenementlocatie vol karakter. Met in totaal 12 ruimtes die stuk voor stuk een eigen uitstraling hebben is er meer dan voldoende keuze voor een zaal die bij jou past. Deze eventlocatie heeft alles in huis om een succes te maken van jouw event. Bovendien zijn ze met gemiddeld een 9,0 uitgeroepen tot sterlocatie in 2022 door MeetingReview. Nieuwsgierig geworden? Lees dan verder!

Je krijgt al een goede indruk van het historische pand waarin Beeld & Geluid in Den Haag is gehuisvest bij binnenkomst. Dit gebouw fungeerde als het eerste warenhuis van Nederland: de Groote Koninklijke Bazar. De indrukwekkende voorgevel en imposante muurschilderingen van Peter Alma in het gelijknamige café Alma geven jouw gasten gelijk een indrukwekkende entree. Je weet immers wat ze zeggen: ‘je krijgt nooit een tweede kans om een eerste indruk te maken’. Met die eerste indruk zit het bij Beeld & Geluid in Den Haag, dus wel goed. Je wordt niet alleen ontvangen op een inspirerende plek, maar ook zijn zijn alle medewerkers er om jouw online, hybride of live evenement tot in de puntjes- en met de nodige faciliteiten te verzorgen.

Zalen
Achter de gevel van dit karakteristieke pand in Den Haag bevindt zich een indrukwekkende verrassing. De historische details in dit pand gaan terug naar de tijd waarin het gebouw fungeerde als een Theosofentempel. Verder zitten in de zalen leuke details verwerkt die je weer even herinneren aan het feit dat deze eventlocatie ook een media museum is. Zo is er een mooie balans tussen historische en eigentijdse aspecten en juist dat maakt deze eventlocatie uniek. In een van onze 12 zalen organiseer jij een inspirerend congres of vergadering, of dat nu online, hybride of live is. Of je nu kiest voor de karakteristieke Eventzaal of Club of de hypermoderne Newsroom met wandvullend scherm; je laat gegarandeerd een blijvende indruk achter op jouw gasten.

Catering
Jij wilt jouw gasten kunnen voorzien van een hapje & drankje als ze trek krijgen. Zonder heerlijk eten en drinken is de beleving simpelweg niet compleet. Daarom verzorgt Beeld & Geluid in Den Haag dan ook de catering die perfect past bij jouw evenement. Zijn er dieetwensen of allergenen? Daar kan gewoon rekening mee gehouden worden! Er wordt gewerkt met biologische- en streekproducten die samengesteld worden tot een smaakvol gerecht. Hoewel dit aspect bij het organiseren van een succesvol event vaak wordt onderschat, zorgt Beeld & Geluid in Den Haag ervoor dat de catering zeker niet ontbreekt.

Jouw event verrijken
Beeld & Geluid is de plek waar een van de grootste audiovisuele collecties van Europa wordt beheerd. Een plek met meer dan 1,2 miljoen uur aan beeld en geluid in het archief en waar media en nieuws centraal staan. Deze collectie kan ingezet worden om jouw event te verrijken. Of geef jouw evenement een unieke draai en combineer jouw event met een bezoek aan ons inspirerende museum over nieuws en journalistiek. Dit bezoek zit bij het evenement inbegrepen. Na een museumbezoek snap je hoe nieuws jouw blik op de wereld vormt en weet je welke impact het heeft als jij verhalen deelt. Volg samen met je collega’s een van onze workshops. Denk bijvoorbeeld aan een workshop Fake News, de workshop Grens van de Grap of onze VR Escape Game, allemaal gemaakt met beelden uit het archief. In de VR Escape Game duik je samen met je team in het archief van Beeld & Geluid om de code te kraken. Geweldig voor teambuilding. Verder zijn er diverse quizzes ontwikkeld. Denk aan de nostalgische quiz ‘70 jaar televisie’ of de ‘Muziek Pubquiz’.

Contact
Bij Beeld & Geluid in Den Haag wordt er professionele ondersteuning in concept, creativiteit en organisatie geboden. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden en wil jij impact maken met jouw event? Neem dan gerust contact op!

Geen blogs meer missen? Schrijf je dan hieronder in voor onze nieuwsbrief!

De plint van splinter

Beeld & Geluid Den Haag biedt unieke mogelijkheden voor het organiseren van een impactvol event. De 12 onderscheidende zalen van deze mooie locatie nodigen daartoe uit. Vorige maand werd hier de Haagse Woonprijs uitgereikt, als onderdeel van het symposium “SOFT CITY, gezond leven in een verdichte stad”.

In de karakteristieke eventzaal kwamen zo’n 130 personen bijeen voor de prijsuitreiking en het symposium. Hoe houden we de stad leefbaar? Dat was het overkoepelende thema, een thema dat niet alleen de vastgoedprofessionals aangaat maar iedereen die bij Den Haag betrokken is.

Haagse Woonprijs

De Haagse Woonprijs is een initiatief van de Stichting Wonen in Den Haag. Al twee keer eerder werd de uitreiking van deze jaarlijkse prijs bij Beeld & Geluid georganiseerd, door omstandigheden online. Iedereen was blij en enthousiast dat de uitreiking van de Haagse Woonprijs 2022 nu echt live kon worden bijgewoond. Vier boeiende projecten waren genomineerd, de jury koos voor het project Leyhof van BPD. Een project met een voorbereidingstijd van ruim 8 jaar, dat startte als een proeftuin. Volgens de trotse projectontwikkelaar resultaat van “passievol ploeteren”.

Soft City

Rondom de prijsuitreiking werd een interessant symposium georganiseerd onder de titel “SOFT CITY, gezond leven in een verdichte stad”. Hagenaar Splinter Chabot trad op als dagvoorzitter en deed dat met verve en de nodige humor. Hoe hou je de stad leefbaar, dat was het pakkende thema. Lijkt misschien ver weg maar de voorbeelden die aan bod kwamen brachten het onderwerp dichtbij. Zijn er voldoende plekken om elkaar te spontaan te ontmoeten en zo met elkaar de verbinding aan te gaan? Kan mijn zoon of dochter nog wel veilig naar de voetbaltraining? Doet iedereen ertoe? Welke rol kan nieuwbouw hierbij spelen? Hagenaren en Hagenezen hadden zich via een onderzoek uitgesproken voor meer groen, kwaliteit woonomgeving (ruimte voor ontmoeting, stabiele woonomgeving) en vooral grondgebonden woningen. Zie hier een eerste spagaat voor ontwikkelaars en gemeente die met de bouw de hoogte in willen (of zeggen te moeten om financiële redenen). Bij verschillende sprekers kwam naar voren dat het vooral samengedaan moet worden. Samen met de omwonenden van een locatie, samen met toekomstige bewoners en gebruikers, samen met andere partijen. Er volgt een pleidooi van Haagse wethouder Robert van Asten voor geëngageerde stadsontwikkeling. Andere sprekers pleiten voor lang (lees: gezond) leven in de wijk, voor veel diversiteit en voor een aantrekkelijke plint. Niet allemaal nieuwe gedachten. De praktijk blijkt weerbarstig. Of zoals een van de sprekers op nog een spagaat wees: “De goede dingen denken is toch iets anders dan de goede dingen doen”.

De plint van Splinter

Splinter Chabot kreeg de lachers op zijn hand toen hij vertelde dat hij bij de voorbereiding op zijn rol als moderator stuitte op het woord plint. Het leek hem vreemd om het over plinten te hebben. Typisch zo’n woord uit het jargon van vastgoedprofessionals, die bij plint de invulling van de ruimtes op straatniveau bedoelen. Wat maakt dat we de ene straat wel aantrekkelijk vinden en de andere niet? Zo is er een project gestart met als titel “Grip op de Haagse plint”. De stad op ooghoogte, zeg maar. Splinter kijkt nu vast met andere ogen naar de stad. Jij ook?

Geen blogs meer missen? Schrijf je dan hieronder in voor onze nieuwsbrief!

Micro-events, wat zijn de voordelen?

Bij het evenement denk je waarschijnlijk aan drukte, lawaai en veel prikkels. Logisch ook aangezien dit is hoe de meeste events eruit zien. Echter, dit is slechts één van de vele soorten events die je kunt organiseren. Elk evenement heeft een ander doel, doelgroep en programma. Het doel is leidend voor het aantal bezoekers dat je wilt ontvangen. Een klein evenement kan bijvoorbeeld krachtiger en gerichter zijn om een boodschap goed over te brengen. Het mooie van evenementen is dat je jouw creativiteit de vrije loop kunt laten en dat er geen goed of fout is. Het organiseren van grote events heeft veel voordelen, maar onderschat de kracht van zogenaamde micro-events ook niet. Je zult ervan versteld staan. In deze blog ga ik in op de voordelen die deze vorm van events organiseren te bieden heeft!

Om het zo eenvoudig mogelijk te zeggen, micro-evenementen zijn precies wat de naam suggereert. Het zijn traditionele evenementen, maar dan wat gereduceerd in omvang en reikwijdte. Er wordt onderscheid gemaakt tussen twee verschillende soorten micro-events: op zichzelf staande events en hiernaast events binnen events. Voor op zichzelf staande evenementen is het uitgangspunt eenvoudig: in plaats van zoveel mogelijk bezoekers aan te trekken en met geen van hen contact te maken, trek je minder aan en maak je met iedereen contact. Wat betreft evenementen binnen evenementen, het uitgangspunt is ook eenvoudig: er is het overkoepelende evenement, en dan zijn er kleinere mini-evenementen daarbinnen, zoals mini-workshops, side-games, netwerkmogelijkheden en exclusief entertainment. Micro-evenementen kunnen worden gevormd op basis van hoe jij met jouw aanwezigen wilt omgaan. Je kunt bijvoorbeeld voorafgaand aan een groot evenement een micro-evenement organiseren als onderdeel van jouw betrokkenheidsstrategie. Aan de andere kant kun je tussen je grootschalige evenementen door micro-evenementen organiseren, zowel online als offline. Hoe kunnen micro-evenementen jouw evenementenstrategie versterken? Onderstaande voordelen brengen je misschien op nieuwe ideeën.

Micro-events zorgen ervoor dat jouw merk top-of-mind blijft. Wil je leads aantrekken, mond-tot-mond reclame stimuleren en loyale klanten behouden? Dan is het belangrijk dat jouw organisatie naamsbekendheid bij klanten opbouwt. Door het hele jaar door top-of-mind te blijven met verschillende soorten marketing, verklein je de kans dat je klanten verliest aan concurrenten. Hoe meer mensen over jouw merk nadenken, hoe meer ze over je willen praten en bij je willen kopen. Micro-evenementen behoren tot de vele marketingstrategieën die jouw merk spannend, boeiend en top-of-mind houden. Zelfs het hosten van één evenement kan je helpen een betere naamsbekendheid op te bouwen en de verkoop te stimuleren.

Micro-evenementen kunnen helpen om je marketingbudget voor evenementen te maximaliseren.

Als je een klein bedrijf of een non-profitorganisatie bent, lijkt het hosten van een evenement moeilijk en misschien zelfs onmogelijk te betalen. Gelukkig zijn er talloze manieren om buzz oftewel geroezemoes rond jouw merk te creëren zonder honderden (of duizenden) euro’s uit te geven. Bovendien zijn er verschillende social media platforms (zoals Facebook Live en TikTok Live) die je kunt gebruiken om gratis live virtuele evenementen te organiseren. Het mooie van micro-evenementen is dat een kleiner publiek ook lagere totale kosten voor jou kan betekenen. Begin klein om te bepalen wat werkt voordat je meer geld investeert in je evenementenstrategie.

Micro-evenementen helpen bij het opbouwen van jouw klantenbestand en sales pipeline.

Wil je opschalen, meer klanten aan de database toevoegen en grote stappen zetten om jouw sales pipeline te laten groeien? Dan is het toevoegen van micro-events aan je marketingstrategie een slimme zet. Webinars, Q&A’s van experts, podcasts en andere evenementen kunnen je helpen om de klantreis op een leuke manier te stimuleren! Wanneer bezoekers zich aanmelden voor jouw evenement, vraag je hen een formulier in te vullen met hun naam, titel, bedrijf en e-mailadres. Met deze informatie kun je toekomstige evenementen promoten bij mensen die al geïnteresseerd zijn in wat jouw bedrijf te bieden heeft.

Micro-evenementen vergroten de participatie en betrokkenheid van het publiek.

Conferenties, congressen en zakelijke bijeenkomsten zijn misschien de droom van een extraverte persoon, maar ze passen niet altijd bij iedereen. Micro-evenementen zijn perfect om alle soorten bezoekers aan te trekken en hen te helpen zich op hun gemak te voelen in een hechte omgeving. Kleine evenementen kunnen je helpen om een-op-een-contacten met jouw belangrijkste klanten te stimuleren. Als je wilt dat mensen gefocust blijven en deelnemen aan je micro-evenement, heb je een aantal tools voor publieksbetrokkenheid nodig. Maak een hashtag voor een evenement, voer live polls uit, stel trivia-vragen, organiseer een weggeefactie of gebruik een evenement-app om jouw evenementbezoekers meer bij de programmering te betrekken.

Micro-evenementen zorgen voor gepersonaliseerde inhoud die geschikt is voor jouw publiek.

Micro-events zijn perfect voor gepersonaliseerde content. Waarom? Het hebben van een kleinere groep geeft je meer vrijheid om je outreach-inspanningen, inhoud en activeringen af te stemmen op de behoeften van je publiek. Je publiek zal het geweldig vinden dat jouw mini-evenementen hen de mogelijkheid bieden om hun eigen ervaring te creëren in een wat meer gepersonaliseerde setting. Een ander groot voordeel van micro-evenementen is dat ze persoonlijk, online of in een hybride setting kunnen plaatsvinden. Aangezien elke deelnemer anders is, is het een slim idee om flexibiliteit te bieden in hoe mensen ervoor kiezen deel te nemen. Virtuele evenementen zijn een geweldige manier om bezoekers te bereiken waar ze zijn, terwijl live evenementen een geweldige manier zijn om je publiek persoonlijk contacten te laten leggen.

Micro-evenementen kunnen ervoor zorgen dat ‘exclusiviteit’ in het voordeel van jouw merk werkt.

Mensen houden van het concept van exclusiviteit, omdat het een gevoel van verbondenheid en belangrijkheid oproept. Met andere woorden, wanneer jouw product, dienst of evenement beperkt is, kunt je er meer vraag naar creëren bij klanten. Je kunt Fear of Missing Out (FOMO) gebruiken als marketingtactiek om intriges rond je micro-evenement te creëren en meer registraties te genereren. Probeer de aanwezigheid te beperken tot 10-25 personen of creëer een gevoel van urgentie in jouw evenementcommunicatie. Bijvoorbeeld: “De ruimte is beperkt!” of “Koop jouw kaartje voordat ze weg zijn!”. Een aftelklok kan bezoekers ook onbewust aanmoedigen om zich aan te melden voor je evenement. Probeer ervoor te zorgen dat je publiek zich “insiders” voelen wanneer ze jouw evenementen bijwonen!

Zoals je inmiddels hebt kunnen concluderen hoeft groter niet perse altijd beter te zijn. Kleine events leiden bij bezoekers eerder tot een gevoel van betrokkenheid, zijn goedkoper zonder concessies te doen aan de kwaliteit en maken jouw merk net wat exclusiever. Hiernaast biedt deze vorm tal van andere voordelen, maar de vraag is wat het doel van jouw event is. Op basis hiervan kan je gaan bepalen hoe je jouw event gaat organiseren!

Geen blogs meer missen? Schrijf je dan hieronder in voor onze nieuwsbrief!

Zeven tips om jouw event duurzamer te maken!

Een event is een uitstekend middel om een goede indruk te maken als bedrijf en om zoveel mogelijk relaties en medewerkers aan je te binden. Je wilt dat iedereen een optimale ervaring heeft, maar om dit te kunnen realiseren moet je duurzaamheid tegenwoordig voorop stellen. In de loop van de jaren is men zich namelijk steeds bewuster geworden van hun leefomgeving, impact van hun leef- en eetgedrag en dagelijkse keuzes. Reken maar dat dit ook invloed heeft op de manier waarop mensen evenementen willen bezoeken en ervaren. Echter, gemiddeld zijn events redelijk milieubelastend. Denk aan benodigdheden zoals energie voor de verlichting, klimaatbeheersing en de audiovisuele middelen en de catering. Hiernaast heb je ook nog bezoekers die van en naar jouw event reizen. Duurzaamheid levert naast milieuwinst ook kostenbesparing op, dus waarom zou je hiermee wachten? Hoe je jouw event een duurzaam karakter geeft lees je in deze blog!

De afgelopen jaren is duurzaamheid een begrip geworden dat je steeds vaker hoort, maar wat betekent het precies? Duurzaamheid is het zorgen voor evenwicht tussen mens, milieu en economie, zodanig dat de aarde niet uitgeput raakt. Voor nu, maar ook voor de komende generaties. Het voorzien in al onze behoeften moet dus in evenwicht zijn met dat wat de aarde aankan. Ook CO2-uitstoot en opwarming van de aarde zijn zaken die vallen onder het begrip duurzaamheid. Iedereen is verantwoordelijk voor de aarde en ook voor de lange-termijn gevolgen van een milieuonvriendelijke manier van leven. Geef als bedrijf dan ook het goede voorbeeld door mensen bewuster te maken en te laten zien hoe ze zorg kunnen dragen voor het milieu. Jouw event is de uitgelezen mogelijkheid om dit te doen mits je deze tips toepast!

1. Kies een duurzame eventlocatie
Het organiseren van een duurzaam event begint natuurlijk met het kiezen van een geschikte eventlocatie. Kies voor een locatie met zoveel mogelijk natuurlijk zonlicht en vermijd kelders of grote oude hallen die constant verlicht en verwarmt moeten worden. Het green key certificaat helpt je bij het kiezen van een geschikte locatie die duurzaam is. Deze gecertificeerde locaties voldoen aan specifieke eisen op het gebied van milieu en natuur, zoals bijvoorbeeld: energiebesparing, afvalscheiding en duurzame inkoop. Hierdoor ben je ervan verzekerd dat de locatie in ieder geval alles eraan doet om het milieu te sparen.

2. Gebruik e-tickets
Maak jouw event zoveel mogelijk papierloos! Stimuleer bezoekers om hun e-tickets te gebruiken om toegang te krijgen tot jouw event i.p.v. hun ticket uit te printen. Dit kan door bijvoorbeeld achteraf een kortingsvoucher te mailen voor een volgend event naar iedereen die een e-ticket had. Tegenwoordig heeft 90% van de nederlanders een smartphone, dus het is zeker realistisch om hier naar te streven. Ook zou je ervoor kunnen kiezen om bezoekers uitsluitend toegang te geven tot jouw event met een e-ticket. Het gebruiken van e-tickets heeft voor jouw als organisator het voordeel dat je een stuk eenvoudiger en meer waardevolle informatie over je doelgroep kunt vergaren (customer data). Voorbeelden van handige platformen die het gebruik van e-tickets mogelijk maken zijn: TicketSource, Eventbrite, Bizzabo, TicketTailor, Universe.

3. Stimuleer reizen met het OV
Zorg ervoor dat je jouw event organiseert op een locatie met elektrische oplaadpunten voor auto’s en die ook goed bereikbaar is met het openbaar vervoer (OV-fiets). Attendeer bezoekers hier ook op door bijvoorbeeld een mail of push-bericht te versturen waarin je de bereikbaarheid beschrijft en jouw gasten stimuleert om te reizen per OV (fiets). Ook zou je bezoekers ervan bewust kunnen maken hoeveel uitstoot dit zou besparen. Men zou zich bijna schuldig moeten voelen om dan alsnog de auto te nemen. Mochten mensen perse met de auto willen komen, zou je ze kunnen wijzen op carpoolen door middel van apps zoals Toogethr en Blablacar. Als het een bedrijfsevent betreft is het al een stuk eenvoudiger aangezien men elkaar dan al redelijk kent wat de drempel toch verlaagt om te carpoolen.

4. Ga voor lokale leveranciers
Vervoer belast het milieu nou eenmaal. Niet alleen bezoekers van jouw event moeten naar jouw event komen, maar ook de spullen die je inhuurt worden vervoerd naar je locatie. Dit geldt ook voor externe inhuur van personeel. Stel jezelf bijvoorbeeld als doel om op zoek te gaan naar cateraars en leveranciers binnen een straal van 10 km. Of ga op zoek naar leveranciers die er ook alles aan doen om het milieu zo min mogelijk te belasten en die bijvoorbeeld elektrisch rijden. Het is heel simpel: hoe minder kilometers er gemaakt worden, hoe milieuvriendelijker!

5. Kies voor vegetarisch
Jouw event wordt al een heel stuk duurzamer door uitsluitend vegetarisch voedsel te serveren. Vlees heeft namelijk een enorme impact op het milieu. Naast eventueel dierenleed bij de productie van vlees, komt er ook veel CO₂ vrij. Een biefstuk is bijvoorbeeld goed voor maar liefst 57.9 kilogram CO₂-uitstoot per kg product. Rundvlees heeft de grootste carbon footprint, gevolgd door half/half gehakt, varken en kip. Nog niet overtuigd? Oké nog één feit over vlees. Bij de productie van een hamburger komt er evenveel CO₂ vrij als bij een autorit van 32 kilometer. Meer groenten en vleesvervangers gebruiken maakt dus daadwerkelijk een verschil voor jouw event. Bovendien stimuleer je mensen ook om hier in hun dagelijks leven bewust van te zijn.

6. Voorkom voedselverspilling
Het is natuurlijk van belang om vóór jouw event goed in kaart te brengen hoeveel mensen er zullen komen. Dit om een zo nauwkeurig mogelijk in te kunnen schatten hoeveelheid voedsel er ingekocht moet worden. Echter, no-show blijft een probleem in de eventbranche wat deze inschatting net wat lastiger maakt. Om toch zo duurzaam mogelijk te zijn zou je ervoor kunnen kiezen om van alles wat minder te bestellen. Het motto: ‘beter te veel dan te weinig’ gaat namelijk vaak niet op voor events wat helaas leidt tot voedselverspilling. Zonde! Hiernaast is het belangrijk om te kiezen voor voedsel met een langere houdbaarheidsdatum of voedsel wat apart verpakt wordt. Je zou dit dan voor een andere keer kunnen bewaren. Verder is het uitdelen of verkopen van zogenaamde ‘doggybags’ ook een optie. Dit is een papieren zakje met voedsel dat is overgebleven na een event in dit geval. Dit is ook nog eens milieubewuster dan de gemiddelde goodiebag, dus waarom niet? Doe er dan wel even een kaartje bij dat je hiermee duurzaamheid wilt stimuleren, want anders heb je de kans dat het thuis toch ook in de prullenbak belandt. Een handige app om jouw doggybags te verkopen aan consumenten is Too Good To Go. Op deze manier kan je zelfs nog wat geld terugverdienen met het overgebleven eten!

7. Plastic en papierloos Naamkaartjes en programmaboekjes zijn natuurlijk hartstikke handig voor jouw event, maar dit zijn ook een van de grootste verspillingen tijdens events. Wil je toch een duurzaam programmaboekje samenstellen? Ga dan voor materialen als gerecycled papier of steenpapier. Online blijft natuurlijk ook altijd een optie. Om ervoor te zorgen dat de naamkaartjes zo lang mogelijk meegaan zou je ervoor kunnen kiezen om bezoekers te verzoeken/verplichten om deze weer in te leveren bij vertrek.

Genoeg dingen dus die jij als organisator nog kan doen om jouw event een stuk duurzamer te maken. Het maakt niet uit waar je begint, als je maar de eerste stap zet richting het organiseren van milieuvriendelijke events. Evalueer na ieder event waar je de volgende keer nog stappen kunt maken op het gebied van duurzaamheid. Straal dit uit en je zult zien dat je men hiermee kunt inspireren!

Geen blogs meer missen? Schrijf je dan hieronder in voor onze nieuwsbrief!

Een lagere no-show en hogere opkomst creëren doe je zo!

Je doet je uiterste best om alles tot in de puntjes te regelen voor jouw event, je hebt er zin in en de aanmeldingen stromen binnen. Alles gaat precies zoals gehoopt, maar dan is de dag eindelijk daar en valt de opkomst flink tegen. Een ware nachtmerrie voor iedere event professional, maar ook voor de bezoekers die wel opdagen is dit een flinke tegenvaller. Netwerken met vakgenoten is namelijk een van de belangrijkste redenen voor professionals om events te bezoeken. Een lage opkomst kan in sommige gevallen zelfs leiden tot gezichtsverlies van de organisatie. Doodzonde natuurlijk, maar hoe onderscheidt jouw event zich van andere events? Een belangrijk punt om over na te denken als jij de opkomst voor jouw event wilt verhogen. ook no-show, of te wel genodigden die wegblijven, is een probleem dat de opkomst van jouw event niet ten goede komt. Voor tips & tricks over het creëren van een hogere opkomst voor jouw event heb je de juiste blog gevonden!

Dat het gemiddelde no-show percentage op evenementen te hoog ligt is een feit. Genodigden die zich inschrijven voor je evenement en dan uiteindelijk niet opdagen: het is best wel een issue in de evenementenwereld. Voornamelijk bij gratis evenementen is dit een probleem. Gratis dan voor de genodigden, welteverstaan. Jou kost het namelijk altijd geld. Hoge no-show zorgt voor onverwachte kosten, een daling van het rendement van het evenement, een gemiste kans om een band met je klant op te bouwen en niet te vergeten irritatie. Ongeveer tussen de 10 en 30% van het aantal genodigden van events in Nederland zegt op het allerlaatste moment af. Bij betalende evenementen ligt dat percentage iets lager, tussen de 5 en 10%. Logisch: wie betaald heeft, is immers eerder geneigd om ook daadwerkelijk op te dagen. Oké, maar wat kan jij dan doen om het no-show percentage zo laag mogelijk te houden?

Tip #1: Wees persoonlijk in je communicatie
Hoe persoonlijker je bent in de communicatie, hoe meer genodigden hun best zullen doen om te komen of zich afmelden als ze toch niet kunnen. Een persoon teleurstellen is toch lastiger dan een onpersoonlijk bedrijf.

Tip #2: Werk met reminders

Verstuur van te voren reminders over je evenement, zodat mensen het niet vergeten. Dit kan een simpele ‘save the date’ zijn, maar ook de bekendmaking van programmaonderdelen, de locatie of een kijkje achter de schermen. Hiermee enthousiasmeer je bezoekers en weet je zeker dat ze jouw event niet vergeten.

Tip #3: Cliffhangers zijn erg effectief

Kondig aan dat er iets onthuld wordt of dat er een bekende spreker aanwezig is bij jouw event. Wees niet te open in je communicatie naar bezoekers over de inhoud van het evenement. Men gaat anders op de voorhand bepalen of het nu wel of niet relevant is voor hen wat vaak slechts gebaseerd is op aannames. Zorg ervoor dat ze meer te weten willen komen over jouw event.

Tip #4: Vraag een (kleine) toegangsprijs

Men denkt vaak een stuk beter na of ze echt willen en kunnen komen als het hen geld kost. Dit hoeft niet absurd veel te zijn, maar zorg dat jouw event niet gratis is. Ook kan je bezoekers een bepaalde borg laten betalen. Ze krijgen dit geld dan terug als ze daadwerkelijk aanwezig zijn.

Tip #5: Maak afmelden makkelijk

Daarnaast is het ook aan te raden om ervoor te zorgen dat afmelden eenvoudig kan door middel van bijvoorbeeld een knop op jouw website. De kans is kleiner dat men zich afmeldt als ze eerst een mail moeten sturen of iets dergelijks en dat leidt eerder tot no-show.

De opkomst voor jouw event vergroten
Door het toepassen van bovenstaande tips voor het verlagen van de no-show op jouw event zorg je natuurlijk automatisch al voor een grotere opkomst. Toch zijn er nog genoeg dingen waar je zelf al direct mee aan de slag kan om zoveel mogelijk bezoekers te (be)trekken. Om de opkomst voor jouw event te vergroten is het allereerst belangrijk om jouw potentiële gasten voor, tijdens en zelfs na het event in de watten te leggen. Dit is de enige manier om een langdurige en duurzame relatie met klanten op te bouwen waardoor je een zogenaamde ‘harde kern’ creëert (relatiemarketing). Oftewel mensen die altijd moeite zullen doen om jouw event te bezoeken, omdat jij investeert in de relatie. Om deze band op te bouwen kan je al hele kleine dingen doen zoals: via de mail of telefonisch bezoekers betrekken bij de keuze van een onderwerp/spreker voor jouw event. Zet social media ook in om de dialoog aan te gaan met de doelgroep en zorg voor tweerichtingsverkeer. Dit klinkt misschien nog een beetje abstract, dus hieronder nog even wat concreter:

1. Speel in op de wensen van alle mogelijke deelnemers van jouw even
Veel animo staat of valt met een aantrekkelijk programma voor iedereen. Ga bij het zoeken naar een geschikte invulling vooraf goed na wat het doel van het evenement is. Ga na hoe jouw doelgroep invulling zou geven aan dit event. Zet eventueel een enquête in. Op deze manier geef je iedereen het gevoel dat ze betrokken zijn en dat er naar ze geluisterd wordt. Vervolgens zoek je een passende invulling bij zoveel mogelijke wensen én die voldoet aan het vooraf opgesteld doel. Je zult zien dat het veel meer gaat leven en dat er veel meer mensen zullen deelnemen.

2. Maak een event kalender voor het gehele jaar
Maak nog vóór de jaarwisseling een jaarkalender voor het komende jaar met hierop alle data van de events die je gaat organiseren. Zorg dat jouw doelgroep deze kalender niet kan missen. Verstuur het via de mail, post het op je socials of doe het door de brievenbus. Daarnaast is het aan te raden om de kalender een vaste pagina te geven in de nieuwsbrief of op de website van jouw event. Benadruk tevens voor alle potentiële deelnemers dat zij de data in hun werkagenda en thuis op de kalender zetten. Niemand kan nu nog aangeven dat ze er niet tijdig vanaf wisten.

3. Kies een centrale locatie uit
Het is natuurlijk onmogelijk om jouw event precies op een plek te organiseren die voor alle potentiële bezoekers ongeveer even ver ligt. Wel kun je door grondig onderzoek in kaart brengen waar de doelgroep zich voornamelijk bevindt en daar slim op inspelen. Wordt er alcohol genuttigd tijdens het evenement? Dan kan het wenselijk zijn om budget vrij te houden voor een touringcar. Al is het nog zo’n mooie feestavond, als een medewerker geen alcohol kan drinken omdat hij nog moet rijden, blijft hij wellicht thuis. Met een touringcar en een centrale locatie vergroot je de kans op een hoger aantal deelnemers.

4. Nodig je doelgroep op een unieke manier uit
Bij een bijzonder event zoals die jij gaat organiseren hoort natuurlijk een unieke uitnodiging. Het kan niet de bedoeling zijn dat jouw potentiële bezoekers een simpele email of A4tje ontvangen net zoals bij ieder ander event. Wil je het goed voor elkaar hebben: laat het uitnodigingstraject over aan een evenementenbureau dat jullie evenement organiseert. Wil je dit zelf doen? Stuur iedereen dan per post bijvoorbeeld een humoristische kaart met een klein geschenkje. Dat maakt het voor potentiële bezoekers toch net wat lastiger om niet te komen.

Zoals je vast zult begrijpen zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Het belangrijkste is dat je altijd het belang van je doelgroep betrekken in je achterhoofd moet houden. Houd rekening en ga na waar zij behoefte aan hebben. Als je dit niet doet is er een grotere kans dat men totaal geen verbinding voelt met jouw event en een volgende keer niet aanwezig zal zijn. Zorg voor een unieke ervaring en onthoud: “An event is not over until everyone is tired of talking about it”.