Beeld en Geluid Archives

Bouw een sterk merk voor je evenement

Een evenement organiseren is een spannende en uitdagende taak. Naast het regelen van alle praktische zaken, is het belangrijk om aandacht te besteden aan de branding van je evenement. Het creëren van een sterk merk voor je evenement helpt om je doelgroep echt te raken en ervoor te zorgen dat je evenement een succes wordt. In deze blog delen we enkele tips voor het creëren van een sterke branding voor je evenement.

Definieer je doelgroep
Voordat je begint met het creëren van een branding voor je evenement, is het belangrijk om te weten wie je doelgroep is. Wie wil je aanspreken met je evenement? Door je doelgroep te definiëren, kun je de branding afstemmen op hun behoeften, interesses en voorkeuren.

Kies een pakkende naam
De naam van je evenement is het eerste wat je doelgroep ziet en hoort. Kies daarom een pakkende en onderscheidende naam die de aandacht trekt en blijft hangen. Zorg er ook voor dat de naam relevant is voor het thema of de doelstellingen van je evenement. Dit vraagt om creativiteit en originaliteit.

Ontwikkel een visuele identiteit
Een sterke visuele identiteit is belangrijk voor de branding van je evenement. Ontwikkel een logo, kleurenschema en lettertype die passen bij de naam en het thema van je evenement. Zorg ervoor dat je deze visuele elementen consistent toepast op alle communicatiemiddelen, zoals uitnodigingen, posters en social media. Laat je inspireren door de vele mogelijkheden die er zijn.

Creëer aansprekende content
Naast een sterke visuele identiteit is het belangrijk om aansprekende content te creëren. Dit bestaat bijvoorbeeld uit interessante artikelen, video’s of foto’s die je deelt via social media of een nieuwsbrief. Door waardevolle content te delen, wakker je de interesse van je doelgroep verder aan en betrek je ze bij je evenement. Naast sterk inhoudelijke en relevante content mag een beetje humor niet ontbreken.

Maak gebruik van influencers
Influencers kunnen een belangrijke rol spelen bij de branding van je evenement. Door samen te werken met influencers die populair zijn bij je doelgroep, vergroot je de bekendheid van je evenement en bereik je meer mensen. Zorg er wel voor dat de samenwerking authentiek is en dat de influencer goed past bij het thema en de doelstellingen van je evenement.

Gebruik storytelling
Storytelling is een krachtig middel om de branding van je evenement te versterken. Door een verhaal te vertellen dat aansluit bij de doelstellingen van je evenement en de interesses van je doelgroep, creëer je een emotionele verbinding. Dit zorgt ervoor dat je doelgroep zich meer betrokken voelt bij je evenement en eerder geneigd is om deel te nemen.

Conclusie
Een sterke branding is essentieel voor het succes van je evenement. Door je te richten op de behoeften en interesses van je doelgroep, een pakkende naam te kiezen, een sterke visuele identiteit te ontwikkelen en aansprekende content te creëren wek je zeker de interesse van je doelgroep. Zo draagt een sterk merk bij aan het succes van je evenement.

Meer deelnemers, minder no-shows

Het is een van de grootste ergernissen in de eventsector, de no-shows. Mensen die aangeven aanwezig te zijn maar die, als het moment daar is, het laten afweten. Zonder dit even vooraf te melden. Er zijn no-shows percentages bekend van 15 tot 30% (bij online events ligt dit hoger), in uitzonderingsgevallen zelfs tot 60%. We moeten dit niet normaal vinden, net zoals we bier gooien op het voetbalveld niet normaal moeten vinden. Wat kunnen we eraan doen? Hoewel no-shows nooit helemaal te voorkomen zijn, kan je met een combinatie van de volgende acties het percentage no-shows positief beïnvloeden.

BETALEN
Onderzoek wijst uit dat gratis events een gemiddeld no-show percentage hebben van 15 tot 30%. Bij events waarbij je voor deelname vooraf betaalt ligt dit tussen de 5 en 10%. Overweeg om een bescheiden bijdrage te vragen voor deelname aan je event. Motiveer dat door te benadrukken wat het event biedt: denk aan kennisdeling, netwerk en catering. Zorg dat je wat extra’s biedt, zoals een bijzondere locatie of een meet-and-greet. Zelfs een klein prijskaartje verhoogt de waarde van je event. Vind je dit te ver gaan, denk in ieder geval aan het in rekening brengen van de gemaakte kosten voor catering. Stel het bedrag vast en meldt dit vooraf. Vergelijk het met het betalen voor retourzendingen bij webshops.
GEMAK
Het lijkt tegenstrijdig met het voorgaande, maar maak het gemakkelijk voor deelnemers om zich af te melden. Het is niet leuk een afmelding te ontvangen, het is altijd nog beter dan een no-show. Het biedt kansen om je locatie en de catering in te richten op het werkelijk aantal deelnemers, om mensen van de reservelijst te benaderen etc. Zorg in je communicatie voor contactinformatie en voor mogelijkheden om op een mail te reageren, zoals met een toegevoegde link. Zo maak je het afmelden laagdrempelig. Je voorkomt dat deelnemers die zich netjes willen afmelden het erbij laten, omdat het een zoektocht is hoe en waar ze zich kunnen af melden.
IMPACT
Een hoog percentage no-show heeft negatieve effecten op het event. In het event is veel tijd, geld en energie geïnvesteerd, niet komen opdagen zonder dit tijdig te laten weten is respectloos richting al die inspanningen van de organisatie. Maak de impact zichtbaar, er is niets mis met het inbouwen van psychologische prikkels. Wijs deelnemers op verspilling van bijvoorbeeld voedsel bij het niet komen opdagen. Maak deelnemers attent op de wacht- of reservelijst: realiseren zij zich dat zij een plaats wegnemen van iemand die er ook graag bij was geweest?
COMMITMENT
Kies als eventorganisatie voor een persoonlijke benadering. Dit zorgt voor meer verbinding tussen organisatie en deelnemer. Dit commitment verkleint de kans op no-show. Een persoon teleurstellen is toch lastiger dan een onpersoonlijke of anonieme organisatie. Benader je deelnemers persoonlijk, zorg voor meerdere contactmomenten. Iedere potentiële deelnemer moet zich gezien en welkom voelen. Bouw een band op met de deelnemer in het uitnodigingstraject. Laat het daar overigens niet bij, zet die persoonlijke benadering door tijdens het event zelf en ook in het na-traject.
REMINDERS
Het begint met de bevestiging van de aanmelding. Een ontvangstbevestiging zorgt ervoor dat de deelnemer zich gezien voelt en eerder geneigd is daadwerkelijk te komen. Hanteer een strakke reminder strategie gebaseerd op herhaling. Eén mail wil nog weleens tussen alle mails ongezien blijven, door herhaling verklein je die kans. Het kan een simpele save-the-date zijn, maar ook de bekendmaking van programmaonderdelen of de locatie. Het biedt ook kansen om, hoe dichter de datum van je event nadert, informatie toe te voegen die de deelnemers extra prikkelt. Een boodschap die werkt op hun FOMO-gevoel. Naast email zet je updates en social media in om het gevoel van opwinding over het naderende event te vergroten. In de praktijk blijkt dat het sturen van een SMS een krachtige reminder is. Een
SMS valt meer op en heeft daarmee een hoge attentiewaarde. Let op, denk aan het commitment, zorg dat de SMS wel persoonlijk is.

Meten is weten. Zowel voor live events als voor hybride en online events zijn er applicaties beschikbaar om vrij gemakkelijk data te vergaren over deelname, afzegging en no-show. Wellicht geven deze data je als organisatie aanleiding om nader onderzoek te doen naar het waarom van de no-shows. Het helpt je bij het kiezen uit de bovenstaande aanbevolen acties. Voor live events geldt uiteraard dat de te kiezen locatie goed bereikbaar moet zijn, zowel met openbaar vervoer als met de auto (en daarvoor over voldoende parkeerplaatsen beschikt). Ook dat voorkomt no-shows. Is dit niet het geval dan is het te overwegen vervoer aan te bieden vanaf een nabijgelegen verzamelpunt, bijvoorbeeld met shuttlebussen. Overigens is een inspirerende, niet alledaagse locatie sowieso een extra trigger voor mensen om het event te bezoeken. Veel succes met het terugbrengen van de no-shows.

De plint van splinter

Beeld & Geluid Den Haag biedt unieke mogelijkheden voor het organiseren van een impactvol event. De 12 onderscheidende zalen van deze mooie locatie nodigen daartoe uit. Vorige maand werd hier de Haagse Woonprijs uitgereikt, als onderdeel van het symposium “SOFT CITY, gezond leven in een verdichte stad”.

In de karakteristieke eventzaal kwamen zo’n 130 personen bijeen voor de prijsuitreiking en het symposium. Hoe houden we de stad leefbaar? Dat was het overkoepelende thema, een thema dat niet alleen de vastgoedprofessionals aangaat maar iedereen die bij Den Haag betrokken is.

Haagse Woonprijs

De Haagse Woonprijs is een initiatief van de Stichting Wonen in Den Haag. Al twee keer eerder werd de uitreiking van deze jaarlijkse prijs bij Beeld & Geluid georganiseerd, door omstandigheden online. Iedereen was blij en enthousiast dat de uitreiking van de Haagse Woonprijs 2022 nu echt live kon worden bijgewoond. Vier boeiende projecten waren genomineerd, de jury koos voor het project Leyhof van BPD. Een project met een voorbereidingstijd van ruim 8 jaar, dat startte als een proeftuin. Volgens de trotse projectontwikkelaar resultaat van “passievol ploeteren”.

Soft City

Rondom de prijsuitreiking werd een interessant symposium georganiseerd onder de titel “SOFT CITY, gezond leven in een verdichte stad”. Hagenaar Splinter Chabot trad op als dagvoorzitter en deed dat met verve en de nodige humor. Hoe hou je de stad leefbaar, dat was het pakkende thema. Lijkt misschien ver weg maar de voorbeelden die aan bod kwamen brachten het onderwerp dichtbij. Zijn er voldoende plekken om elkaar te spontaan te ontmoeten en zo met elkaar de verbinding aan te gaan? Kan mijn zoon of dochter nog wel veilig naar de voetbaltraining? Doet iedereen ertoe? Welke rol kan nieuwbouw hierbij spelen? Hagenaren en Hagenezen hadden zich via een onderzoek uitgesproken voor meer groen, kwaliteit woonomgeving (ruimte voor ontmoeting, stabiele woonomgeving) en vooral grondgebonden woningen. Zie hier een eerste spagaat voor ontwikkelaars en gemeente die met de bouw de hoogte in willen (of zeggen te moeten om financiële redenen). Bij verschillende sprekers kwam naar voren dat het vooral samengedaan moet worden. Samen met de omwonenden van een locatie, samen met toekomstige bewoners en gebruikers, samen met andere partijen. Er volgt een pleidooi van Haagse wethouder Robert van Asten voor geëngageerde stadsontwikkeling. Andere sprekers pleiten voor lang (lees: gezond) leven in de wijk, voor veel diversiteit en voor een aantrekkelijke plint. Niet allemaal nieuwe gedachten. De praktijk blijkt weerbarstig. Of zoals een van de sprekers op nog een spagaat wees: “De goede dingen denken is toch iets anders dan de goede dingen doen”.

De plint van Splinter

Splinter Chabot kreeg de lachers op zijn hand toen hij vertelde dat hij bij de voorbereiding op zijn rol als moderator stuitte op het woord plint. Het leek hem vreemd om het over plinten te hebben. Typisch zo’n woord uit het jargon van vastgoedprofessionals, die bij plint de invulling van de ruimtes op straatniveau bedoelen. Wat maakt dat we de ene straat wel aantrekkelijk vinden en de andere niet? Zo is er een project gestart met als titel “Grip op de Haagse plint”. De stad op ooghoogte, zeg maar. Splinter kijkt nu vast met andere ogen naar de stad. Jij ook?

Geen blogs meer missen? Schrijf je dan hieronder in voor onze nieuwsbrief!

Data najaarse events club BENG bekend!

Het moment is eindelijk daar! Vol enthousiasme maken we de planning van onze events in het najaar bekend. Een programma vol variatie, dus er zit zeker een interessant evenement voor je tussen! Voor leden zijn onze events geheel gratis (inclusief hapjes en drankjes). Niet-leden kunnen hun ticket per event bestellen op Agenda Beeld & Geluid.

Netwerklunch We trappen af met een netwerklunch op 22 september. De vijfde editie alweer bij Beeld & Geluid in Den Haag. Deze heerlijke lunch, die verzorgd wordt door Karsten & Kuiper, is perfect om kennis uit te wisselen met vakgenoten onder het genot van een hapje en een drankje. Ook als jij wilt bouwen aan jouw netwerk is deze lunch perfect voor jou. Ben je al lid van club BENG en klinkt dit nou interessant? Twijfel dan niet en meld je aan. Als je nog geen lid bent kun je via deze link je tickets kopen!

Club BENG college
Professional of niet, op 4 oktober ben je gewoon weer een student! Met club BENG college nemen wij je weer mee naar de collegezaal. We nodigen speciaal voor dit event een hoogleraar, universitair docent of lector uit die je uitleg geeft over een bepaald onderwerp op wetenschappelijk niveau. Uiteraard een onderwerp dat past bij je werkzaamheden. Dus vergeet je laptop of notitieblok niet mee te nemen, want het wordt weer leerzaam. Klik hier om je aan te melden voor het college als je al lid bent van club BENG. Nog geen lid? Geen probleem, bestel je tickets dan eenvoudig via deze link!

Kennisevent
We sluiten het najaar samen af met ons kennisevent op 10 november. De derde editie alweer. We hebben diverse inspirerende sprekers uitgenodigd die je alles vertellen over de laatste ontwikkelingen en trends in ons vakgebied. Het wordt weer een waardevolle middag. Meld je via deze link aan als je lid bent van club BENG. Als je nog geen lid bent, maar dit kennisevent graag wilt bijwonen kun je hier je tickets aanschaffen!

Ken jij event-, marketing en communicatieprofessionals in de regio Den Haag die wel behoefte hebben aan kennis en inspiratie of hun netwerk willen vergroten? Aarzel dan niet en nodig ze uit om ook lid te worden of een van onze events bij te wonen, want delen is vermenigvuldigen! We gaan er samen een inspirerend najaar van maken. Wie neem jij mee?

Geen nieuws meer missen? Schrijf je dan hieronder in voor onze nieuwsbrief!

Hilversum en Den Haag, een goed stel.

De ontwikkelingen bij Beeld & Geluid, met vestigingen in Hilversum en Den Haag, trekken de aandacht. Vanwege de museale aspecten, zeker ook vanwege de vele mogelijkheden om er unieke en spraakmakende events te houden. En misschien meer nog door de combinatie ervan, waarbij het museum of andere interactieve bezigheden je evenement kunnen verrijken. Onlangs werd Hylke Thiry, teammanager sales, door Broadcast Magazine gevraagd naar de toegevoegde waarde van Beeld & Geluid. Dit leidde tot onderstaande publicatie.

‘Succes gegarandeerd met jouw event bij Beeld & Geluid.’

Impact maken met jouw event? Dat gebeurt bij Beeld & Geluid. Daar word je ontvangen op een unieke en inspirerende locatie. Je wordt er aangenaam verrast door de creativiteit van een team dat je ondersteunt om van jouw event een spraakmakend evenement te maken. De technische mogelijkheden op het gebied van audio en video zijn er state of the art.

Hylke Thiry, verantwoordelijk voor de zakelijke verhuur bij Beeld & Geluid, vertelt enthousiast: ‘De afgelopen twee jaar is voor de eventbranche hectisch en onzeker geweest. Aan de andere kant heel leerzaam en uitdagend om ook in die tijd van beperkingen succesvolle events te houden. Inmiddels zijn we met z’n allen weer volop events aan het organiseren met steeds de vraag hoe jij een zo groot mogelijke impact met jouw event kan maken. Bij Beeld & Geluid vinden we samen met jou daar het antwoord op’.

Unieke locaties
Een evenement organiseren op een indrukwekkende locatie? Er zijn geen betere locaties dan die van Beeld & Geluid. Waar de faciliteiten top zijn en medewerkers jouw evenement tot in de puntjes verzorgen.

Thiry: ‘Kom naar Beeld & Geluid op het Media Park in Hilversum, dit spectaculaire gebouw valt op. Niet alleen vanwege de moderne glasplaten aan de gevel die een kleurrijk mozaïek vormen, maar ook door wat die representeren. Ook het imposante atrium is iconisch. Of bezoek Beeld & Geluid in Den Haag. Een pand met geschiedenis en dat zie je in alles. De indrukwekkende voorgevel geeft toegang tot het pand dat ooit fungeerde als eerste warenhuis van Nederland: de Groote Koninklijke Bazar.’

Live, online of hybride
Er komt veel kijken bij het organiseren van een evenement, congres of receptie. Veel tijd gaat zitten in het opzetten van een treffende invulling van het programma en de organisatie eromheen. Thiry: ‘Voor het laatste stuk zijn wij er. Wij helpen je een onvergetelijk evenement neer te zetten, we denken met je mee en nemen je het regelwerk uit handen. We kijken samen naar mogelijkheden om jouw event te verrijken door gebruik te maken van ons gigantische archief of door een interactieve training/workshop of een museumbezoek in het programma op te nemen. Alles om het voor jou en je gasten tot een waardevolle en unieke dag te maken. Wij verzorgen alle faciliteiten die nodig zijn om het evenement zowel live als online of hybride succesvol te laten verlopen’.

Impact
Ben je klaar om met jouw event een impact te maken? ‘Gebruik een van onze zalen die heeft wat jij nodig hebt. Terwijl jij je focust op de invulling van je event, zorgen wij voor de rest. Informeer naar de mogelijkheden bij een van onze locaties, zodat je met jouw evenement een blijvende indruk achterlaat op je gasten. Maak gebruik van ons archief, boek een workshop of training of combineer je event met een bezoek aan ons museum. Zo maak je impact met je event.’

(Broadcast Magazine, 20 mei 2022)

Geen blogs meer missen? Schrijf je dan hieronder in voor onze nieuwsbrief!

Jouw online eindejaarsevent bij Beeld & Geluid

Met de nieuw afgekondigde maatregelen zit een fysiek samenkomen er eind van het jaar niet in. Terwijl de behoefte om samen te zijn alleen maar groeit. Is er een goed alternatief? Het afgelopen jaar heeft ons bij Beeld & Geluid in Den Haag geleerd dat een online of hybride event wel degelijk in die behoefte kan voorzien. We hebben veel ervaring opgedaan met het organiseren en ondersteunen van online events, in deze tijd de ideale manier om in contact te blijven met klanten, werknemers en relaties/stakeholders. Denk je aan zo’n online event voor kerst of eindejaar, neem dan snel contact met ons op. Er komt meer bij kijken dan een snelle sessie via Zoom of Teams.

Een van onze partners, Invitado (Visitor Management), wijst in een blog op het belang van een uitvoerige voorbereiding. De locatie-/studiokeuze, het inrichten van het online platform, het toevoegen van interactie, het omzetten van het programma naar een technische flow: het vraagt tijd en aandacht. Wil je nog een eindejaarsevent opzetten dan is het zaak nu in beweging te komen, anders ben je te laat. Neem contact met ons op om je wensen en de mogelijkheden te bespreken

Verbinding
Invitado schrijft in haar al genoemde blog over de interactieve mogelijkheden van hun platform. Die blijven de gebruikers verbazen en ook de verbinding die zo’n interactief online event kan bewerkstelligen is veel groter dan menigeen voor mogelijkheid houdt. Deze interactie leent zich uitstekend voor een kerst- of eindejaarsbijeenkomst. Hoe je die vorm wilt geven, is helemaal aan jou. Om je creativiteit te prikkelen geven zij een alvast wat ideeën voor je kerst- of eindejaarsevent:

Een plenaire toespraak vanuit het bestuur
Verpak je boodschap in een strakke, professionele presentatie, met meerdere camera’s. Van tevoren opgenomen, of helemaal live, inclusief de mogelijkheid mensen via hun eigen webcam in de uitzending te halen!
Groepssessies per afdeling
Goed voor de teambuilding: in tijden van thuiswerken weer eens ouderwets samen met het hele team. Gezellig bijpraten, terugblikken en vooruitkijken!
Muzikanten die hun setlist laten bepalen via de poll-functie
Samen naar livemuziek luisteren wordt nog leuker als je er via de poll-functie een belevenis van maakt. Leg de deelnemers steeds drie nummers uit het repertoire voor: het winnende lied is het volgende nummer op de setlist!
Een Quizmas-kwis waaraan iedereen kan meedoen
Jouw eigen pubquiz, waarin fun centraal staat maar ook facts en figures uit de organisatie aan bod kunnen komen. Interactie in optima forma, waarin de live tussenstanden de spanning erin houden. En in de Quiz-module van ons platform draait het ook nog eens om snelheid, want bij een gelijke score bepaalt dat de stand!
1-op-1 bijpraten in de Chatcarrousel
Verrassende ontmoetingen, in random videochats van een paar minuten. Niet voor niets een zeer populair onderdeel van ons platform!
Gezamenlijk een Wordcloud samenstellen over prioriteiten voor het nieuwe jaar
De tool om op een leuke wijze te peilen wat er binnen jouw organisatie leeft. Het antwoord dat het meest gegeven wordt, wordt het grootste weergegeven. De vorming van de wordcloud is live te volgen.

Ideeën, en dan?
Jouw ideeën, jouw wensen staan bij ons voorop. Ons Team Sales & Events afdeling faciliteert je met studioruimte en met partners die een online platform bieden, een AV-partij en mogelijk andere partijen die gewenst of nodig zijn om alle interactieve mogelijkheden optimaal te benutten. Wij hebben de kennis en deskundigheid in huis om je te helpen jouw ideeën creatief vorm te geven. Let wel, de decemberdrukte is hier – en ook bij onze partners – al voelbaar, dus wees er snel bij. Neem contact op met Hylke Thiry van Beeld & Geluid in Den Haag.

Geen blogs meer missen? Schrijf je dan hieronder in voor onze nieuwsbrief!

Online en hybride events zijn de toekomst

Onderzoekers voorspellen dat de consument nooit meer hetzelfde zal zijn. Dat vinden we als conclusie terug in artikelen over hoe consumentengedrag zich ontwikkelt in de nasleep van de pandemie. Consumenten denken meer dan ooit aan hun gezondheid en willen niet meer in grote groepen bijeen komen. Online en hybride events gaan een gouden toekomst tegemoet.

Overigens is het goed een disclaimer te plaatsen bij al die onderzoeken. De praktijk laat zien dat gedrag zich moeilijk laat voorspellen. Toen kort geleden de teugels gevierd werden, bezochten met name jongeren massaal de grote feesten, stapten vakantiegangers alsnog in het vliegtuig en werd reikhalzend uitgekeken naar de meerdaagse festivals die in de steigers werden gezet. Kortom, consumenten doen niet altijd wat ze zeggen (in de onderzoeken). Toch wordt verwacht dat, mede gelet op de goede ervaringen van het afgelopen jaar, de online en hybride events blijvend zijn. Natuurlijk, de behoefte aan face to face elkaar ontmoeten en inspireren blijft. Online en hybride events spelen in op de onderbuikgevoelens die de pandemie bij veel mensen teweeg brengt en bieden nieuwe kansen.

Bureau DDG Smart Marketing stortte zich na de lockdown, in samenwerking met platform Let’s Get Digital, op de online en hybride events, zo lezen we in een artikel in het EventBranche Magazine 1/2 Jaarboek. Vanuit de ‘lessons learned’ delen Ester de Graaf van DDG Smart Marketing en Bart Krijgsman van Let’s Get Digital in hetzelfde artikel de volgende tips en aanbevelingen voor het succesvol organiseren van online en hybride events:

TIP 1: Digitaal evenement organiseren? Mik op experience
‘Een online event is niet alleen een digitaal programma neerzetten. Juist online moet de beleving centraal staan. Daarom staat het woord experience bij ons platform boven alles. Natuurlijk moet je in de basis een goed platform hebben, maar een online event is pas vet als het een beeldbuis-belevenis is.’ Ester de Graaf vult aan: ‘Door die experience features van Let’s Get Digital voelt het realistisch aan. Mooi voorbeeld is de speeddating in het platform. Daar zien we hoe snel mensen na een blind date van 2 minuten online echte connecties maken.’

TIP 2: Profiteer van data-kansen
‘Wij verzamelen enorm veel data. Dat is ook echt het grote voordeel van hybride en online. Je weet precies wie, hoeveel seconden naar een presentatie heeft gekeken bijvoorbeeld. Inmiddels kun je likes sturen tijdens programmaonderdelen, applaudisseren, maar bijvoorbeeld optioneel ook tomaten gooien, overigens zonder dat de spreker het ziet. Dat wordt allemaal geregistreerd waardoor je een goed beeld krijgt. Gevolg is dat we in het natraject volledig gepersonaliseerde rapporten van bezoekers kunnen maken.’

TIP 3: Klantcontact online
‘Er is een nieuwe markt voor online events die draaien om klantcontact. Denk bijvoorbeeld aan recruitment trajecten met online events. Of een traject waarbij maandelijks een mini event online updates geeft en daarmee het voortraject is naar dat krachtige face to face evenement. De data uit zo’n traject is weer de input voor je salesafdeling. Dus meer events, wellicht wat minder live, maar uiteindelijk gaat onze branche groeien.’

TIP 4: Verander de mindset
‘De mindset moet nu echt om: hou niet vast aan het oude vertrouwde, maar zie nieuwe kansen.’

TIP 5: Rouleer content
Ester de Graaf: ‘Wij zien veel mogelijkheden in intensiever gebruik van content. Dat begint met een online event of face to face. Maar daarna kun je die content op verschillende manieren hergebruiken. In blogs, in videoverslagen, in social media, in newsletters. Als je kostenbewust naar een event kijkt, moet je dus realiseren dat de content die daar uit voortkomt echt brandstof is die veelvuldig gebruikt kan worden. Het event is een content engine!’

TIP 6: Combineer Social media en events
Ester de Graaf: ‘Zodra je de juiste combi weet te bouwen tussen sociale media en events, zijn er opeens nieuwe vormen denkbaar en oneindig veel mogelijkheden, zelfs om communities op te bouwen of complete ecosystemen te versterken. Events zijn een platform voor influencers!’

Geen blogs meer missen? Schrijf je dan hieronder in voor onze nieuwsbrief!

Kom flexwerken bij Beeld & Geluid

Flexwerken kan in Den Haag op een heleboel leuke plekken en sinds kort ook bij Beeld & Geluid aan de Zeestraat. Kom lekker met je laptop werken in ons museumcafé Alma. Geniet van een lekker drankje in onze koffiebar en maak gratis gebruik van onze faciliteiten. Wie weet kom je andere leden van Club BENG tegen.

Geen nieuws meer missen? Schrijf je dan hieronder in voor onze nieuwsbrief!

Rechtsgeldig stemmen via het online platform van Beeld & Geluid in Den Haag

Sinds kort is het mogelijk om via het online eventplatform van Beeld & Geluid in Den Haag rechtsgeldig te stemmen. Invitado (het platform van Beeld en Geluid) is een samenwerking aangegaan met Lumi AGM (Legal Voting). Deze samenwerking biedt onze relaties de mogelijkheid binnen één virtuele omgeving een interactief online of hybride event met rechtsgeldige stemmingen te organiseren.

Rechtsgeldig stemmen.
We beiden al sinds de introductie van ons platform de mogelijkheid om te stemmen door middel van polls. Helaas was het tot nu toe niet mogelijk om deze als rechtsgeldige stem te laten meetellen voor bijvoorbeeld je ALV. Veel statuten stellen speciale eisen aan het stemmen en daar hebben we nu een goede oplossing voor. Met de expertise en integratie van de beproefde software van Lumi kunnen we dit nu wel.

Legal Voting
Deze rechtsgeldigheid is met name van belang bij stemmingen die doorslaggevend zijn in een beslissingsproces, zoals bij leden- en aandeelhoudersvergaderingen. Deelnemers aan events brengen hun stem gemakkelijk uit via het platform van Beeld & Geluid, waarin Lumi AGM geëmbed is.

Je hoeft dus niet tijdens je online of hybride event opeens over te stappen naar een ander systeem. Omdat beide systemen aan de achterkant wel zijn gescheiden blijft de vereiste anonimiteit en de juridische validiteit van de stemmen voor de volle honderd procent gewaarborgd.

Wil je meer informatie over hoe je je ALV of aandeelhoudersvergadering online of hybride kan organiseren? Neem dan contact op met Beeld & Geluid voor meer informatie.

Geen blogs meer missen? Schrijf je dan hieronder in voor onze nieuwsbrief!

30 tips om je online event interactief te maken

We zijn inmiddel al meer dan een jaar druk bezig met online events en leren elke dag weer bij. Interactie met je bezoekers is een van de belangrijkste zaken om ervoor te zorgen dat je impact maakt met je evenement. Hier vind je 30 tips om interactie te genereren voor jouw online evenement.

Chat
Gebruik de chat actief en vraag tijdens je event aan je deelnemers of ze nog vragen hebben. In de praktijk blijkt dat als mensen eenmaal beginnen te chatten andere deelnemers vanzelf mee gaan doen. Wil je dit stimuleren? Vraag dan vooraf aan een aantal deelnemers om een vraag te stellen in de chat. Zo heb je zelf invloed op een actieve start. Mensen voelen zich meer betrokken bij je event als ze mee kunnen praten. Zorg als moderator tevens dat je altijd een aantal Q&A’s op voorhand hebt. Mocht het publiek niet actief zijn in vragen stellen, dan heb je alsnog voorbeeld vragen.

Polls
Het uitzetten van een poll wekt nieuwsgierigheid bij je deelnemers op. Ze krijgen antwoord op de vraag hoe andere deelnemers denken over een bepaald onderwerp en je zet ze aan het denken over hun mening. Gebruik een poll niet alleen aan het begin van je event maar vooral tussendoor. Instrueer je sprekers ook vooraf om diverse polls te verwerken in de presentatie. Ook hier geldt dat mensen zich meer betrokken voelen als ze mee kunnen praten.

Plug-ins
Plug-ins zijn korte workshops die je tussendoor kunt geven aan je deelnemers. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een workshop over vloggen, tekenen, bloggen, storytelling of radiomaken. Het eindproduct kunnen deelnemers gelijk delen via een mailbericht of whatsapp. Op deze manier zien andere deelnemers ook het resultaat en kun je actief tips & tricks delen.

Flow
Zorg voor een goede flow. Werk in korte blokken en breng energie in je event. Bijvoorbeeld door te werken met voldoende pauzes of verschillende presentatoren. Afwisseling is heel belangrijk. Al die kleine dingen zorgen er samen voor dat de energie gaat stromen en dat een bijeenkomst klopt.

Inloop
Voordat je begint met je uitzending is het verstandig om te werken met een digitale inloop. Tijdens de inloop laat je een filmpje zien en zet je de chat alvast open. Hierdoor kan iedereen die inlogt alvast chatten en kennismaken met het platform. Ook kan de moderator deelnemen aan de chat en stel je deelnemers in de gelegenheid om eventuele technische vragen te stellen.

Presentator
De presentator heeft heel veel invloed op de interactie met de deelnemers. Wanneer de presentator zich rechtstreeks tot de deelnemer richt, vragen stelt en regelmatig wijst op de chat, dan worden deelnemers gestimuleerd om te reageren. Laat je presentator regelmatig tijdens het event de chat benoemen en vragen uit de chat behandelen. Zo krijgt de deelnemer echt het idee dat hij onderdeel is van het event.

Vooraf betrekken
Verstuur of mail je deelnemers voorafgaand aan je event alvast iets op. Deel filmpjes, presentaties of artikelen en betrek ze op deze manier bij je event. Of laat ze vooraf een enquête invullen. De uitkomst hiervan deel je tijdens je event. Gebruik een trigger in de mail waarvan men denkt dat het een must is om in te loggen.

Bezorg iets lekkers
Stuur een borrelbox, lunchbox of snackbox naar je deelnemers voorafgaand aan je event. Zo genieten deelnemers van iets lekkers tijdens het webinar en breng je gelijk een positieve sfeer in je event.

Raise hands
De meeste platformen bieden de mogelijkheid tot het opsteken van een digitale hand. Degene die zijn digitale hand opsteekt, vraagt om live in de uitzending te komen. De moderator moet hier toestemming voor geven. Je kan deze functie gebruiken om een vraag te stellen en zo een deelnemer op scherm antwoord te laten geven.

Break-outs
Verdeel je deelnemers in kleinere groepen (meestal max. 16) en behandel een bepaald onderwerp. Houd de break-outs kort en zorg voor een duidelijke opdracht. Een goede break-out staat onder leiding van een moderator die informatie ophaalt en deze later weer deelt in het plenaire deel van het event. Zo blijven deelnemers actief bezig en creëer je een mooi samenhangend programma.

Beleving van je deelnemers
Beleving bij een online event is belangrijk. Door persoonlijke content te delen van jezelf of de deelnemers prikkel je deze. Geef bijvoorbeeld een kijkje achter de schermen bij jouw organisatie. Ook het gebruik van foto’s of muziek houdt je deelnemers betrokken bij je event. Met de participant matrix kan je kijkers live in beeld brengen, dus heel direct betrekken bij de uitzending.

Chat carrousel
Veel mensen denken dat je bij een online event niet kunt netwerken. Natuurlijk is het live netwerken nog steeds het leukste maar online zijn er gelukkig ook voldoende mogelijkheden. Zet bijvoorbeeld een chat carrousel in. Dit is een module waar deelnemers random aan elkaar worden gelinkt en een bepaalde tijd met elkaar kunnen videochatten.

Networktable
Een andere module om te netwerken is de networktable. Hierbij worden deelnemers met 4, 8 of 16 personen in een een digitale kamer gezet en kunnen actief met elkaar kennismaken. Alle deelnemers zien en horen elkaar. Zorg er wel voor dat je je deelnemers vooraf goed instructies geeft over het gebruik van de microfoon en webcam.

Storytelling
Wil je dat je deelnemers het hele event aandachtig blijven volgen? Maak dan gebruik van storytelling. Vertel aan het begin van je event iets waar je later tijdens je event op terugkomt. Hoe spannender je het maakt hoe nieuwsgieriger mensen worden en blijven deelnemen. Dit kan je tijdens je event herhalen. We noemen dit ook wel: save the best for last.

De pauze
Het is natuurlijk heel makkelijk om tijdens de pauze het scherm op zwart te zetten en hopen dat iedereen na de pauze er weer is. Veel leuker is het om de pauze te gebruiken voor een stuk ontspanning. Laat je deelnemers bijvoorbeeld kiezen wat voor muziek ze willen horen tijdens de pauze. Doe dit vooraf door middel van een poll. Dit creëert betrokkenheid en geeft de organisatie de tijd om de juiste track klaar te zetten.

Gebruik WhatsApp
Iedere deelnemer heeft zijn of haar telefoon bij de hand en kan heel makkelijk via WhatsApp bijvoorbeeld een foto doorsturen. Maak hier gebruik van. Vraag of ze een foto willen sturen van zijn of haar werkplek of bijvoorbeeld van iets dat ze hebben gemaakt. Deze beelden kunnen weer worden getoond in het event.

Bingo
Natuurlijk kan je een bingo toevoegen als onderdeel van je programma maar het is ook mogelijk om deze de gehele uitzending door te laten lopen. Je maakt een bingokaart met daarop woorden of zinnen die je tijdens je event gebruikt. De winnaar krijgt een mooie prijs.

Wordcloud
Laat deelnemers in een woord een mening geven over een bepaald onderwerp. Het online platform genereert dan automatisch een wordcloud met de uitkomst.

Quiz
Wil je informatie overdragen of toetsen wat de kennis is van je deelnemers? Werk dan met een Quiz. De meeste platformen bieden deze mogelijkheden aan. Leuk voor teambuilding en ook voor de onderlinge competitie. Deel de uitslagen in je uitzending en koppel er een prijsuitreiking aan.

Winactie
Zet een winactie op voor bijvoorbeeld de meest originele werkplek of post op social media. Tijdens je event is dit makkelijk te modereren en te delen met de andere deelnemers. Om het nog makkelijker te maken kun je werken met een speciale hashtag.

Deel je programma
Stuur voordat je begint je programma door naar alle deelnemers. Zo weten ze precies wat ze kunnen verwachten en zijn ze eerder bereid om actief deel te nemen.

Beantwoord de vragen
Neem de tijd om zoveel mogelijk vragen te beantwoorden. Kondig dit ook regelmatig aan. Deelnemers zullen blijven kijken of te zien of zijn of haar vraag wordt beantwoord.

Actieve moderator
We komen nog te veel tegen dat een moderator pas op de dag van het event zelf wordt gebriefd en eigenlijk geen idee heeft wat hij moet doen. Een gemiste kans omdat de moderator de schakel is tussen de deelnemers en de presentator. Zorg er dus voor dat hij of zij goed op de hoogte is van het programma en ook inhoudelijke kennis heeft. Wanneer de moderator actief communiceert in de chat en naar de presentator dan zullen de deelnemers dit voorbeeld volgen.

Gebruik de namen van je deelnemers
Wanneer een deelnemer een vraag stelt en deze wordt behandeld, noem dan de vragensteller bij naam. Begrijp je de vraag niet helemaal, stel dan de deelnemer een vervolgvraag die hij of zij gelijk in de chat kan beantwoorden. De vraagsteller zal de individuele aandacht waarderen.

Vraag naar de verwachtingen
Wanneer je begint met je online event, stel dan gelijk de vraag aan de deelnemers wat ze ervan verwachten en welke onderwerpen ze graag willen behandelen. Je kan alle deelnemers ook vooraf een kleine enquête sturen. Zo weet je vooraf aan je event welk onderwerp je deelnemers interessant vinden.

Kwaliteit
Niets is zo vervelend als een slechte verbinding, geluid of beeld. Zorg er voor dat je alles goed voor elkaar hebt en dat je deelnemers op een hele makkelijke manier kunnen deelnemen aan je online event. Werk met professionele apparatuur en kies een gebruiksvriendelijke platform waar alle interactie tools die je nodig hebt al in zitten. Meerdere camera’s bieden meer afwisselings mogelijkheden en dus een spannender beeld om naar te kijken.

Downloads
Geef je een presentatie of heb je meer informatie die je wilt delen met je deelnemers? Zorg er dan voor dat ze deze aan het einde van je event kunnen downloaden. Vertel ze dat ook. Zo geef je ze een extra motivatie om tot het einde van het event aanwezig te zijn.

Zet mensen in beweging
De spanningsboog voor online event is een stuk korter. Het is dus belangrijk om de aandacht vast te houden. Dit kan je doen door je deelnemers af en toe iets anders te laten doen. Laat ze even gaan staan, geef ze de mogelijkheid om een kopje koffie te halen of laat ze iets pakken wat onderdeel is van je event. Organiseer een online energizer (een fysieke oefening vanuit je werkplek), een leuke variatie in het programma maar ook leuk om je collega’s op dat moment in de stream voorbij ziet komen (d.m.v. inbellen).

Muziek
Bij live events werken we veel met muziek. Op een of andere manier vergeten we dit nog wel eens tijdens een online event. Boek een DJ en laat deze op verzoek bepaalde muziek draaien en maak voorafgaand aan je event een speciale Spotify lijst aan waar mensen op kunnen stemmen.

Gebruik SMS of mail
Bij een online event moeten we echt voor zorgen dat iedereen ook gaat kijken. De drempel om niet deel te nemen is laag. Stuur daarom kort voor je event nog een SMS of mail bericht met daarin de aankondiging dat we bijna gaan starten.