‘Klanten zullen nooit van je organisatie houden als je eigen medewerkers dat niet doen’, aldus Simon Sinek. Hij is een leiderschapsgoeroe, docent strategische communicatie aan de universiteit van Columbia, oprichter van SinekPartners en auteur. Opzich een logische uitspraak, want medewerkers hebben direct contact met stakeholders en zorgen er voor dat de organisatieambities verwezenlijkt worden. Verder zorgen ze ervoor dat de belofte die de organisatie aan de buitenwereld doet waargemaakt wordt wat dus erg belangrijk is voor de reputatie van jouw organisatie. Medewerkers hebben een cruciale rol, maar hoe zorg je nou voor betrokkenheid van jouw medewerkers bij de organisatie? Deze betrokkenheid vormt namelijk de basis van alignment, het uiteindelijke doel. Letterlijk vertaald betekent dit uitlijning, maar de diepere betekenis is dat medewerkers waarde toevoegen aan jouw organisatie vanuit betrokkenheid. In deze blog geef ik je handvatten om alignment te realiseren door middel van communicatie, maar eerst wat betekenen deze begrippen überhaupt?
Allereerst is het belangrijk om te weten wat medewerkersbetrokkenheid (alignment) precies betekent. Dit is de mate waarin medewerkers zich verbonden voelen met en geloof hebben in de organisatie. Dit begint met hun tevredenheid over het werk: in hoeverre voldoen de organisatie, de werkzaamheden en de werkomstandigheden aan de verwachtingen van de medewerkers? Betrokkenheid gaat echter een stap verder en zorgt voor toewijding op de langere termijn. Dit leidt vaak tot een daling van verzuim, incidenten en juist een verhoging van de productiviteit, omzet, kwaliteit en klanttevredenheid. Bovendien raden medewerkers de organisatie eerder in hun eigen netwerk aan als werkgever en promoten zij de producten en diensten eerder. Het zijn dus eigenlijk niet alleen medewerkers die hun werk goed doen, maar tegelijkertijd belangrijke ambassadeurs. Een typische win-win situatie toch? Helaas blijkt uit onderzoek dat een schokkende 9% van de werkende Nederlanders zich betrokken voelt bij hun werk. In de praktijk blijkt dat organisaties nog niet genoeg moeite doen om medewerkers actief te betrekken. Het besef dat betrokkenheid tweerichtingsverkeer is blijkt nog onvoldoende aanwezig te zijn. Des te meer reden voor jou om er direct mee aan de slag te gaan!
Medewerkersbetrokkenheid in kaart brengen
Toch is betrokkenheid een redelijk abstract begrip, dus hoe breng je het binnen jouw bedrijf nou in kaart? Een handige tool om de betrokkenheid bij medewerkers binnen jouw organisatie te meten is de: engagement pyramid van Gallup. Dit is wereldwijd het meest gebruikte onderzoeksinstrument voor het meten van medewerkersbetrokkenheid. Het is een survey die bestaat uit 12 simpele vragen waar een percentage uitkomt dat veel zegt over hoe betrokken medewerkers zich voelen bij de organisatie. Zie de afbeelding hieronder voor de exacte vragen, loop als leidinggevende de lijst eens zelf na en stel jezelf iedere keer de vraag, wat zou ik er zelf aan kunnen doen om de score bij iedere vraag te verhogen? Wees eens lekker kritisch op jezelf, want hoe hoger de betrokkenheid, hoe eerder je alignment kan realiseren!
En alignment, wat is dat?
Alignment betekent in het Nederlands uitlijning of nog beter, het op één lijn brengen van verschillende zaken. Aligned medewerkers weten hoe zij met hun expertise waarde kunnen toevoegen aan de doelstellingen en ambities van de organisatie. Vanuit hun betrokkenheid zijn ze bereid hier actief aan bij te dragen. Om dit te bereiken is het dus erg belangrijk dat medewerkers zich op de eerste plaats betrokken voelen bij de organisatie en zich verbonden voelen met met haar verhaal en ambitie. Als zij bijdragen aan dat verhaal geeft dat voldoening of zingeving. Aan alignment werken is eigenlijk niets anders dan werken aan een relatie waar beide partijen iets aan hebben. Deze relatie is een randvoorwaarde voor alignment. De medewerker en de organisatie kunnen elkaar versterken als zij een gesprek voeren met elkaar. Een gesprek over onderwerpen als: waar staat de organisatie voor en wat kan de medewerker daaraan toevoegen? Welke drijfveren heeft de medewerker? En hoe kan de organisatie hem stimuleren om elke dag het beste van zichzelf te geven? Toch is relaties met medewerkers verdiepen tegenwoordig niet meer zo eenvoudig door verschillende ontwikkelingen. Je kan hierbij denken aan: digitalisering, horizontalisering, transparantie, flexibilisering, duurzaamheid en zingeving. Ondanks dit is het niet onmogelijk en ook zeker niet onbelangrijk!
Communicatie inzetten om alignment te realiseren
Voor het realiseren van alignment moet je allereerst je interne communicatie goed op orde hebben. Als deze interne communicatie binnen een organisatie namelijk goed is afgestemd, zorgt dat ervoor dat alle medewerkers vanuit één vertrekpunt hetzelfde doel nastreven. Organisaties die succesvol zijn maken dus bewuste keuzes; ze werken vanuit een eenduidig verhaal dat duiding en richting geeft aan medewerkers. Op deze manier ontstaat een soort kompas waarin de visie, cultuur en waarden van organisatie en medewerkers samenkomen. Dit vormt een krachtig sturingsinstrument voor alle communicatie, extern én intern. Of het nu gaat om de tekst in het contract van een nieuwe medewerker, het ontwikkelen van interne communicatiemiddelen, het jaarverslag of het intranet. Er zijn een aantal hoofdactiviteiten die de communicatie (HR) afdeling hebben in alignment, namelijk:
Informeren
Wees duidelijk in wat je wilt vertellen. De strategie wordt verwoord in een helder verhaal. Een verhaal informeert medewerkers over de richting van de organisatie, inspireert om hier samen voor te gaan en is in de praktijk toepasbaar en gericht op de dialoog aangaan.
Betrekken
Bedenk in hoeverre medewerkers kunnen meedenken over de strategie en worden zij betrokken bij de besluitvorming? Dit draagt namelijk bij aan alignment. Als medewerkers kunnen meedenken en meebeslissen, ontstaat er namelijk eigenaarschap en ondernemerschap in hun eigen werk. Wees oprecht bereid om iets te doen met reacties van medewerkers.
Positioneren
Hoe een bepaalde boodschap gebracht wordt, is in grote mate bepalend of de (potentiële) medewerker erachter staat. Hoe krijgt het betekenis in het hoofd en in het dagelijkse werk van de medewerker? Voelt hij zich aangesproken? Dit heeft alles te maken met de manier waarop en met welke regelmaat het verhaal verteld wordt, en hoe het vervolgens medewerkers raakt.
Activeren
Nu nog het verhaal echt tot leven laten komen, maar hoe doe je dit? Dat medewerkers ervaren dat ze bijdragen aan het succes van de organisatie? Door het leveren van bewijs, zoals best practices en resultaten resultaten van strategische doelstellingen kan je medewerkers al prima activeren.
Motiveren
Op wat kleinere schaal kan je medewerkers motiveren met het aangaan van de dialoog over de concretisering van de strategie of het vieren van successen. Maar ook op grotere school door cultuurverandering (indien nodig), leiderschapsprogramma’s en het in de praktijk brengen van goed werkgeverschap.
Faciliteren
Alle middelen en randvoorwaarden worden in het werk gesteld zodat iedereen na het delen van het verhaal of de strategie concreet aan de slag kan met zijn eigen bijdrage. Dat gaat van management tools tot processen en systemen.
Al met al is het belangrijk om betrokkenheid als een stap dichterbij alignment te zien. Betrokkenheid creëren is niet eenvoudig, maar het is ook niet onmogelijk als je de interne communicatie op orde hebt. Een wat persoonlijkere benadering werkt al erg goed. De huidige betrokkenheid is eenvoudig in kaart te brengen met de engagement pyramid van Gallup. Waar hebben de medewerkers behoefte aan? Wat motiveert hen? Op den duur zullen medewerkers vanuit hun expertise waarde toevoegen aan jouw organisatie. Oftewel alignment!
