Je doet je uiterste best om alles tot in de puntjes te regelen voor jouw event, je hebt er zin in en de aanmeldingen stromen binnen. Alles gaat precies zoals gehoopt, maar dan is de dag eindelijk daar en valt de opkomst flink tegen. Een ware nachtmerrie voor iedere event professional, maar ook voor de bezoekers die wel opdagen is dit een flinke tegenvaller. Netwerken met vakgenoten is namelijk een van de belangrijkste redenen voor professionals om events te bezoeken. Een lage opkomst kan in sommige gevallen zelfs leiden tot gezichtsverlies van de organisatie. Doodzonde natuurlijk, maar hoe onderscheidt jouw event zich van andere events? Een belangrijk punt om over na te denken als jij de opkomst voor jouw event wilt verhogen. ook no-show, of te wel genodigden die wegblijven, is een probleem dat de opkomst van jouw event niet ten goede komt. Voor tips & tricks over het creëren van een hogere opkomst voor jouw event heb je de juiste blog gevonden!
Dat het gemiddelde no-show percentage op evenementen te hoog ligt is een feit. Genodigden die zich inschrijven voor je evenement en dan uiteindelijk niet opdagen: het is best wel een issue in de evenementenwereld. Voornamelijk bij gratis evenementen is dit een probleem. Gratis dan voor de genodigden, welteverstaan. Jou kost het namelijk altijd geld. Hoge no-show zorgt voor onverwachte kosten, een daling van het rendement van het evenement, een gemiste kans om een band met je klant op te bouwen en niet te vergeten irritatie. Ongeveer tussen de 10 en 30% van het aantal genodigden van events in Nederland zegt op het allerlaatste moment af. Bij betalende evenementen ligt dat percentage iets lager, tussen de 5 en 10%. Logisch: wie betaald heeft, is immers eerder geneigd om ook daadwerkelijk op te dagen. Oké, maar wat kan jij dan doen om het no-show percentage zo laag mogelijk te houden?
Tip #1: Wees persoonlijk in je communicatie
Hoe persoonlijker je bent in de communicatie, hoe meer genodigden hun best zullen doen om te komen of zich afmelden als ze toch niet kunnen. Een persoon teleurstellen is toch lastiger dan een onpersoonlijk bedrijf.
Tip #2: Werk met reminders
Verstuur van te voren reminders over je evenement, zodat mensen het niet vergeten. Dit kan een simpele ‘save the date’ zijn, maar ook de bekendmaking van programmaonderdelen, de locatie of een kijkje achter de schermen. Hiermee enthousiasmeer je bezoekers en weet je zeker dat ze jouw event niet vergeten.
Tip #3: Cliffhangers zijn erg effectief
Kondig aan dat er iets onthuld wordt of dat er een bekende spreker aanwezig is bij jouw event. Wees niet te open in je communicatie naar bezoekers over de inhoud van het evenement. Men gaat anders op de voorhand bepalen of het nu wel of niet relevant is voor hen wat vaak slechts gebaseerd is op aannames. Zorg ervoor dat ze meer te weten willen komen over jouw event.
Tip #4: Vraag een (kleine) toegangsprijs
Men denkt vaak een stuk beter na of ze echt willen en kunnen komen als het hen geld kost. Dit hoeft niet absurd veel te zijn, maar zorg dat jouw event niet gratis is. Ook kan je bezoekers een bepaalde borg laten betalen. Ze krijgen dit geld dan terug als ze daadwerkelijk aanwezig zijn.
Tip #5: Maak afmelden makkelijk
Daarnaast is het ook aan te raden om ervoor te zorgen dat afmelden eenvoudig kan door middel van bijvoorbeeld een knop op jouw website. De kans is kleiner dat men zich afmeldt als ze eerst een mail moeten sturen of iets dergelijks en dat leidt eerder tot no-show.
De opkomst voor jouw event vergroten
Door het toepassen van bovenstaande tips voor het verlagen van de no-show op jouw event zorg je natuurlijk automatisch al voor een grotere opkomst. Toch zijn er nog genoeg dingen waar je zelf al direct mee aan de slag kan om zoveel mogelijk bezoekers te (be)trekken. Om de opkomst voor jouw event te vergroten is het allereerst belangrijk om jouw potentiële gasten voor, tijdens en zelfs na het event in de watten te leggen. Dit is de enige manier om een langdurige en duurzame relatie met klanten op te bouwen waardoor je een zogenaamde ‘harde kern’ creëert (relatiemarketing). Oftewel mensen die altijd moeite zullen doen om jouw event te bezoeken, omdat jij investeert in de relatie. Om deze band op te bouwen kan je al hele kleine dingen doen zoals: via de mail of telefonisch bezoekers betrekken bij de keuze van een onderwerp/spreker voor jouw event. Zet social media ook in om de dialoog aan te gaan met de doelgroep en zorg voor tweerichtingsverkeer. Dit klinkt misschien nog een beetje abstract, dus hieronder nog even wat concreter:
1. Speel in op de wensen van alle mogelijke deelnemers van jouw even
Veel animo staat of valt met een aantrekkelijk programma voor iedereen. Ga bij het zoeken naar een geschikte invulling vooraf goed na wat het doel van het evenement is. Ga na hoe jouw doelgroep invulling zou geven aan dit event. Zet eventueel een enquête in. Op deze manier geef je iedereen het gevoel dat ze betrokken zijn en dat er naar ze geluisterd wordt. Vervolgens zoek je een passende invulling bij zoveel mogelijke wensen én die voldoet aan het vooraf opgesteld doel. Je zult zien dat het veel meer gaat leven en dat er veel meer mensen zullen deelnemen.
2. Maak een event kalender voor het gehele jaar
Maak nog vóór de jaarwisseling een jaarkalender voor het komende jaar met hierop alle data van de events die je gaat organiseren. Zorg dat jouw doelgroep deze kalender niet kan missen. Verstuur het via de mail, post het op je socials of doe het door de brievenbus. Daarnaast is het aan te raden om de kalender een vaste pagina te geven in de nieuwsbrief of op de website van jouw event. Benadruk tevens voor alle potentiële deelnemers dat zij de data in hun werkagenda en thuis op de kalender zetten. Niemand kan nu nog aangeven dat ze er niet tijdig vanaf wisten.
3. Kies een centrale locatie uit
Het is natuurlijk onmogelijk om jouw event precies op een plek te organiseren die voor alle potentiële bezoekers ongeveer even ver ligt. Wel kun je door grondig onderzoek in kaart brengen waar de doelgroep zich voornamelijk bevindt en daar slim op inspelen. Wordt er alcohol genuttigd tijdens het evenement? Dan kan het wenselijk zijn om budget vrij te houden voor een touringcar. Al is het nog zo’n mooie feestavond, als een medewerker geen alcohol kan drinken omdat hij nog moet rijden, blijft hij wellicht thuis. Met een touringcar en een centrale locatie vergroot je de kans op een hoger aantal deelnemers.
4. Nodig je doelgroep op een unieke manier uit
Bij een bijzonder event zoals die jij gaat organiseren hoort natuurlijk een unieke uitnodiging. Het kan niet de bedoeling zijn dat jouw potentiële bezoekers een simpele email of A4tje ontvangen net zoals bij ieder ander event. Wil je het goed voor elkaar hebben: laat het uitnodigingstraject over aan een evenementenbureau dat jullie evenement organiseert. Wil je dit zelf doen? Stuur iedereen dan per post bijvoorbeeld een humoristische kaart met een klein geschenkje. Dat maakt het voor potentiële bezoekers toch net wat lastiger om niet te komen.
Zoals je vast zult begrijpen zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Het belangrijkste is dat je altijd het belang van je doelgroep betrekken in je achterhoofd moet houden. Houd rekening en ga na waar zij behoefte aan hebben. Als je dit niet doet is er een grotere kans dat men totaal geen verbinding voelt met jouw event en een volgende keer niet aanwezig zal zijn. Zorg voor een unieke ervaring en onthoud: “An event is not over until everyone is tired of talking about it”.
